Quản lý các loại đơn

Bước 1: Nhân viên lập đơn

Cán bộ lập đơn hộ nhân viên:

• Cách 1: Lập từng đơn: Tại giao diện danh sách đơn, nhấn Thêm và khai báo đầy đủ các thông tin bắt buộc → Lưu đơn.

• Cách 2: Nhập khẩu hàng loạt đơn: Tại giao diện danh sách đơn, nhấn Nhập khẩu để tải file Excel có sẵn lên phần mềm.

Bước 2: Quản lý duyệt đơn

– Quản lý truy cập danh sách đơn xin nghỉ: Vào mục Đơn xin nghỉ trong phần mềm để xem toàn bộ các đơn đã được nộp bởi CBNV.

– Chọn đơn cần duyệt: Tích chọn đơn xin nghỉ của nhân viên cần duyệt trong danh sách (ví dụ đơn của Nguyễn Thị Hòa đang ở trạng thái “Chờ duyệt”).

– Kiểm tra thông tin đơn:

• Xem chi tiết đơn, bao gồm mã nhân viên, người nộp đơn, người thay thế, người liên quan và ghi chú (nếu có),…
• Đánh giá lý do nghỉ, thời gian xin nghỉ có hợp lý và đúng quy định không.

– Thực hiện duyệt hoặc từ chối:

• • Nếu đồng ý, nhấn nút Duyệt (màu xanh) để phê duyệt đơn.
  • Nếu không đồng ý, nhấn nút Từ chối (màu đỏ) để từ chối đơn.

– Xuất khẩu hoặc tạo văn bản (nếu cần): Anh/chị có thể xuất khẩu đơn xin nghỉ hoặc tạo văn bản liên quan bằng các nút tương ứng phía trên danh sách.

– Xóa đơn (nếu cần): Nếu đơn không còn giá trị, anh/chị có thể chọn và nhấn nút Xóa để loại bỏ bản ghi.

Bước 3: Cán bộ theo dõi đơn

– Tại màn hình danh sách đơn, hiển thị tất cả các đơn nhân viên lập theo từng trạng thái: 

• Chờ duyệt: Đơn đã gửi nhưng quản lý chưa phê duyệt
• Đã duyệt: Đơn đã được quản lý duyệt
• Từ chối: Đơn đã bị quản lý từ chối

– Nhấn vào từng đơn để xem thông tin chi tiết:

Bước 4: Cán bộ ghi nhận kết quả lên bảng chấm công

Để thông tin đơn được ghi nhận lên bảng chấm công, cán bộ cần cập nhật lại bảng chấm công chi tiết. Xem hướng dẫn chi tiết thao tác cập nhật tại đây.

2.2.1. Đơn xin nghỉ

Mục đích sử dụng: Sử dụng khi nhân viên muốn xin nghỉ làm trong 1 khoảng thời gian nhất định. Nhân viên lập đơn và chọn loại nghỉ linh động theo từng tình huống: nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ thai sản, nghỉ ốm, nghỉ bù,… 
Lưu ý:

• Chung: Để nhân viên chọn được loại nghỉ trên đơn, HR cần thiết lập trước danh mục loại nghỉ tại phân hệ Thiết lập\Quy định nghỉ
• Nghỉ phép: Để nhân viên lập được đơn xin nghỉ phép thì HR cần lập trước Bảng tổng hợp nghỉ phép và thêm nhân viên vào bảng
• Nghỉ bù: Nhân viên chỉ có thể nghỉ bù khi đã phát sinh làm thêm trước đó và được quy thành giờ nghỉ bù. Thông tin quỹ giờ nghỉ bù của nhân viên được lấy tại Bảng tổng hợp nghỉ bù

2.2.2. Đơn đăng ký đi muộn, về sớm

Mục đích sử dụng: Sử dụng khi nhân viên phát sinh việc bận không thể đến/về đúng giờ quy định hoặc nhân viên nữ đang trong thời gian nuôi con dưới 12 tháng tuổi được hưởng chế độ nghỉ mỗi ngày 60 phút theo Luật.

2.2.3 Đơn đăng ký làm thêm

Mục đích sử dụng: Sử dụng khi nhân viên đăng ký làm thêm giờ cho bản thân hoặc cho một nhóm nhân viên làm thêm cùng.

Lưu ý: Để đơn làm thêm của nhân viên được tính, HR cần kiểm tra trước các thiết lập tại Thiết lập\Quy định làm thêm (đặc biệt là thiết lập về khung giờ làm thêm).

2.2.4 Đơn đề nghị đi công tác

Mục đích sử dụng: Sử dụng khi nhân viên đề nghị đi công tác cho bản thân hoặc cho một nhóm nhân viên đi công tác cùng.

2.2.5 Đơn đề nghị cập nhật công

Mục đích sử dụng: Sử dụng khi nhân viên quên chấm công hoặc máy chấm công/công cụ chấm công bị lỗi khiến thông tin công của bản thân không chính xác cần cập nhật lại.

2.2.6 Đơn đề nghị đổi ca

Mục đích sử dụng: Sử dụng khi nhân viên không thể đi làm theo đúng lịch làm việc đã được phân trước đó nên cần đổi ca vào một ngày khác hoặc ca khác.

Lưu ý: Nếu 2 nhân viên muốn đổi ca cho nhau thì chỉ cần 1 người lập đơn, sau đó chương trình sẽ tự động tráo đổi ca của các nhân viên này cho nhau trên bảng phân ca tổng hợp khi đơn được duyệt.