1. Tổng quan
Mục đích: Hướng dẫn HR theo dõi, quản lý và điều chỉnh quỹ giờ nghỉ bù của nhân viên trên phần mềm iHOS Chấm công, từ đó làm căn cứ khi CBNV lập đơn nghỉ bù sau khi làm thêm.
Nội dung:
- Theo dõi số giờ nghỉ bù theo từng nhân viên
- Chỉnh sửa số dư đầu kỳ và số giờ làm thêm nghỉ bù
Phạm vi áp dụng: HR, Quản lý nhân sự, Người phụ trách chấm công.
2. Các bước thực hiện
2.1. Theo dõi số giờ nghỉ bù và các tham số trên Bảng tổng hợp ngày nghỉ – nghỉ bù
Bước 1: Tại phân hệ Quản lý đơn\Bảng tổng hợp ngày nghỉ
Bước 2: Chọn xem theo chế độ Bảng tổng hợp ngày nghỉ – Nghỉ bù để hiển thị bảng tổng hợp nghỉ bù của đơn vị theo từng năm.
Bước 3: Nhấn vào từng nhân viên để xem chi tiết thông tin qua từng lần làm thêm, nghỉ bù:
Lưu ý: Có thể nhập tên, mã cán bộ cần xem vào ô tìm kiếm để tìm nhanh
– Các số liệu được thống kê trên bảng:
- Số giờ được nghỉ bù: Tính bằng số giờ làm thêm được ghi nhận trên bảng chấm công chi tiết x hệ số nghỉ bù theo thiết lập tại Thiết lập\Quy định làm thêm\Khung giờ làm thêm
- Số giờ đã nghỉ bù: Tính bằng tổng số giờ nghỉ bù trên các đơn xin nghỉ bù đã được duyệt
- Số giờ bị hủy: Tính số giờ làm thêm nghỉ bù còn lại chưa sử dụng hết bị tự động hủy theo thiết lập “Hủy quỹ nghỉ bù chưa sử dụng hết” (tại Thiết lập\Quy định nghỉ)
- Số giờ còn lại: Tính bằng: Số giờ làm thêm còn lại lũy kế đến lần trước + Số giờ làm thêm được nghỉ bù lần này – Số giờ nghỉ bù – Số giờ làm thêm bị hủy
– Số liệu bên ngoài bảng tổng hợp nghỉ bù được tính bằng tổng các giá trị trong màn hình chi tiết này.
2.2. Chỉnh sửa số dư đầu kỳ và số giờ làm thêm nghỉ bù
Ví dụ: Bệnh viện bắt đầu triển khai phần mềm quản lý từ giữa năm 2022, trước đó đã sử dụng file Excel để theo dõi dữ liệu nghỉ bù của nhân viên y tế trong năm. Do đó, cán bộ cần nhập số dư nghỉ bù đầu kỳ này vào phần mềm để có thể theo dõi chính xác quỹ nghỉ bù của nhân viên trong năm tài chính.
Bên cạnh đó, trong quá trình làm việc, khi nhân viên y tế có phát sinh làm thêm giờ, việc phê duyệt số giờ nghỉ bù do quản lý hoặc cán bộ thực hiện không nhất thiết phải theo một tỷ lệ cố định nào. Với các trường hợp có giờ nghỉ bù phát sinh không theo chuẩn này, cán bộ có thể điều chỉnh số giờ nghỉ bù trên phần mềm để phản ánh đúng thực tế sử dụng của nhân viên.
Khi đó anh chị thao tác trên phần mềm như sau:
Trường hợp 1: Ghi nhận nhanh quỹ nghỉ bù còn tồn/phát sinh trong kỳ của CBNV lên phần mềm
Bước 1: Vào Quản lý đơn\ Bảng tổng hợp ngày nghỉ\ Chọn Nghỉ bù
Bước 2: Trên giao diện này, HR có thể Nhập khẩu số dư ban đầu hoặc số giờ làm thêm nghỉ bù phát sinh trong kỳ của nhân viên.
Trường hợp 2: Sửa số giờ nghỉ bù của CBNV trong một số trường hợp phát sinh không quy đổi theo tỉ lệ nhất định
Bước 1: HR truy cập vào phân hệ Quản lý đơn\ Bảng tổng hợp ngày nghỉ\ Chọn Nghỉ bù
Bước 2: Trên giao diện Bảng tổng hợp nghỉ bù, HR di chuột đến dòng thông tin nhân viên, click vào icon Cây bút để sửa số giờ nghỉ bù còn lại trong số dư ban đầu.
– Để sửa số giờ làm thêm được nghỉ bù, số giờ bị hủy phát sinh trong kỳ, anh chị click vào dòng thông tin của nhân viên để sửa trong chi tiết nghỉ bù.
Trường hợp 3: Khi Cán bộ/quản lý vừa duyệt đơn làm thêm/nghỉ bù cho CBNV, cần lấy số liệu mới nhất lên bảng, anh chị nhấn “Cập nhật”. Tính năng này đáp ứng cho dữ liệu cả bảng hoặc tích chọn từng CBNV.
Bước 1: HR/ Quản lý truy cập vào phân hệ Quản lý đơn\ Bảng tổng hợp ngày nghỉ\ Chọn Nghỉ bù
Bước 2: Tích chọn các nhân viên cần cập nhật\ Nhấn chọn Cập nhật
*Lưu ý: Nếu Cán bộ đã sửa tay các giá trị trên bảng thì chương trình không tính toán lại dữ liệu khi có phát sinh thay đổi nữa, trừ khi anh chị nhấn “Cập nhật”.