Làm sao khi nhân viên có đơn làm thêm đã duyệt nhưng không ghi nhận lên bảng chấm công chi tiết?

Nguyên nhân: Mỗi phòng ban sẽ có 1 quy định làm thêm khác nhau. Cần phải kiểm tra tại đúng phòng ban đang có nhân viên bị ghi nhận sai giờ làm thêm để kiểm tra.

Cách xử lý:

Bước 1: Vào phân hệ Thiết lập\ Quy định làm thêm\ Chung\ Kiểm tra xem Thiết lập đang áp dụng cho Toàn công ty hay từng đơn vị, phòng ban. Nếu thiết lập theo phòng ban chuyển sang bước 2

Bước 2: Truy cập đúng vào phòng ban mà nhân viên đang làm việc để kiểm tra chính xác xem quy định làm thêm đang thiết lập là gì.

Nguyên nhân 1: Thông tin trên đơn đăng kí làm thêm chưa đúng (Chọn sai thời điểm làm thêm Trước/Sau/Giữa ca – Sai ca làm việc – Ca làm việc không tích chọn làm thêm).

Cách xử lý:

Bước 1: Vào phân hệ Quản lý đơn \ Đăng ký làm thêm\ Chọn đơn đăng ký làm thêm đang không ghi nhận công \ di chuyển đến dòng Thời điểm làm thêm để kiểm tra Nếu đã ghi nhận đúng chuyển sang bước 2:

Bước 2: Vào Ca làm việc\Danh mục ca\ Tại ca làm việc trên đơn bên Thiết lập nâng cao đã tích chọn “Có” Làm thêm giờ và tích vào Thời điểm ghi nhận trên đơn chưa.

Bước 3: Điều chỉnh phù hợp và cập nhật lại trên Bảng chấm công chi tiết để ghi nhận số giờ làm thêm

Nguyên nhân 2: Thời gian làm thêm trên đơn không được khai báo trong khung giờ làm thêm.

Cách xử lý: Vào phân hệ Thiết lập \ Quy định làm thêm\ chọn Tab Khung giờ làm thêm kiểm tra thời gian đăng kí làm thêm đang có trong khung giờ làm thêm.

Nguyên nhân: Thời gian chấm công thực tế không thuộc khung giờ làm thêm.

Cách xử lý: Vào phân hệ Thiết lập \ Quy định làm thêm\ chọn Tab Khung giờ làm thêm kiểm tra thời gian làm thêm đang có trong khung giờ làm thêm.

Lưu ý: Trường hợp Áp dụng riêng theo Từng đơn vị, phòng ban, Anh\Chị cần vào đúng Đơn vị công tác của Nhân viên làm thêm để kiểm tra Khung giờ làm thêm.

Nguyên nhân 1: Thông tin trên đơn đăng kí làm thêm chưa đúng (Chọn sai thời điểm làm thêm Trước/Sau/Giữa ca – Sai ca làm việc – Ca làm việc không tích chọn làm thêm).

Cách xử lý:

Bước 1: Vào phân hệ Quản lý đơn \ Đăng ký làm thêm\ Chọn đơn đăng ký làm thêm đang không ghi nhận công \ di chuyển đến dòng Thời điểm làm thêm để kiểm tra Nếu đã ghi nhận đúng chuyển sang bước 2:

Bước 2: Vào Ca làm việc\Danh mục ca\ Tại ca làm việc trên đơn bên Thiết lập nâng cao đã tích chọn “Có” Làm thêm giờ và tích vào Thời điểm ghi nhận trên đơn chưa.

Bước 3: Điều chỉnh phù hợp và cập nhật lại trên Bảng chấm công chi tiết để ghi nhận số giờ làm thêm

Nguyên nhân 2: Thời gian làm thêm trên đơn không được khai báo trong khung giờ làm thêm.

Cách xử lý: Vào phân hệ Thiết lập \ Quy định làm thêm\ chọn Tab Khung giờ làm thêm kiểm tra thời gian đăng kí làm thêm đang có trong khung giờ làm thêm.

Chương trình sẽ so sánh số giờ làm thêm tính theo đơn và theo thời gian chấm ra thực tế, con số nào nhỏ hơn sẽ lấy làm kết quả cuối cùng, nên nếu Nhân viên có đơn nhưng không thực hiện chấm công sẽ không ghi nhận số giờ làm thêm.

• Nếu làm thêm Sau ca: Cần đảm bảo khung giờ được phép chấm ra chứa thời gian nhân viên chấm công
• Nếu làm thêm Trước ca: Cần đảm bảo khung giờ được phép chấm vào chứa thời gian nhân viên chấm công

Nguyên nhân 3: Thời gian chấm công thực tế không thuộc khung giờ được phép chấm vào – ra của Ca làm việc

Chương trình sẽ so sánh số giờ làm thêm tính theo đơn và theo thời gian chấm ra thực tế, con số nào nhỏ hơn sẽ lấy làm kết quả cuối cùng, nên nếu Nhân viên có đơn nhưng không thực hiện chấm công sẽ không ghi nhận số giờ làm thêm.

Bước 1: Để ghi nhận được thời gian chấm công thực tế cần thiết lập tại Ca làm việc\Danh mục ca\ Tại ca thiết lập làm thêm\ Khung thời gian được phép chấm vào – chấm ra \ Sửa chi tiết như sau:

• Nếu làm thêm Sau ca: Cần đảm bảo khung giờ được phép chấm ra chứa thời gian nhân viên chấm công
• Nếu làm thêm Trước ca: Cần đảm bảo khung giờ được phép chấm vào chứa thời gian nhân viên chấm công

Bước 2: Sau đó Cập nhật lại trên Bảng chấm công chi tiết để cập nhật số liệu sau điều chỉnh