Hướng dẫn gửi phiếu xác nhận thu nhập và giải đáp thắc mắc của CBNV

1. Tổng quan

Bài viết này hướng dẫn kế toán gửi phiếu lương cho cán bộ nhân viên (CBNV) để kiểm tra và xác nhận thông tin thu nhập đồng thời giải đáp thắc mắc của CBNV về phiếu lương trước khi thực hiện chi trả thực tế.

Thông qua quy trình này, anh/chị có thể quản lý các thắc mắc của nhân viên, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu lương và giảm thiểu sai sót trong quá trình chi trả.

2. Các bước thực hiện

2.1. Gửi phiếu lương cho CBNV

Để gửi phiếu lương cho nhân viên, anh/chị thực hiện các bước sau:

Bước 1: Tại màn hình Chi trả lương/Thêm đợt chi trả:

Bước 2: Tại bảng tham số Thêm đợt chi trả, anh/chị thiết lập các thông tin sau:

• Năm, Kỳ chi trả, Đợt chi trả: Phần mềm tự động lấy theo đợt chi trả của tháng hiện tại, anh/chị có thể chỉnh sửa theo nhu cầu.
• Bảng tính: Chọn bảng tính lương sử dụng cho đợt chi trả.
• Tên đợt chi trả: Nhập tên đợt chi trả theo nhu cầu hoặc sử dụng tên do phần mềm gợi ý.

Bước 3: Nhấn Đồng ý, phần mềm lập bảng tính dựa vào thông tin anh/chị mới khai báo, anh/chị kiểm tra lại thông tin bảng tính.

Bước 4: Anh/chị tích chọn danh sách CBNV muốn gửi phiếu lương, (nếu anh/chị không chọn ai, hệ thống sẽ mặc định gửi cho toàn bộ danh sách). Nhấn Lưu để lưu dữ liệu.

Bước 5: Nhấn Gửi phiếu lương, sau đó anh/chị thiết lập yêu cầu xác nhận:

• • • Nếu chọn “Có”: Nhập Thời hạn xác nhận để quy định thời gian CBNV cần hoàn tất việc kiểm tra và xác nhận phiếu lương.
    • Nếu chọn “Không”: Không cần thiết lập thời hạn.

Nhấn Gửi phiếu lương để hoàn tất.

Sau khi kế toán gửi phiếu lương trên ứng dụng iHOS Tiền lương, CBNV sẽ nhận được thông báo trên ứng dụng iHOS Nhân viên. CBNV tiến hành xác nhận phiếu thu nhập hoặc gửi thắc mắc nếu tại ứng dụng iHOS Nhân viên chi tiết tại đây.

2.2 Xử lý thắc mắc của CBNV

Sau khi gửi, anh/chị theo dõi cột Trạng thái xác nhận trên bảng để xử lý:

• Nếu thái là Chưa xử lý hoặc Đã xử lý: Anh/chị nhấn vào icon “Thắc mắc” tại dòng tương ứng để xem nội dung chat giữa nhân viên và kế toán, từ đó phản hồi và giải quyết.
• Sau khi giải quyết xong, anh/chị chủ động chuyển trạng thái sang Đã xử lý để quản lý tiến độ.
• Nếu cần cập nhật lại số liệu do nhân viên thắc mắc, anh/chị có thể chỉnh sửa trực tiếp bằng cách trả và nhấn Tính lại bảng chi trả. Lưu ý: Khi số liệu thay đổi, phiếu lương trên App nhân viên sẽ không tự động cập nhật theo lần thay đổi này.

3. Lưu ý

• Sau khi gửi phiếu lương, kế toán vẫn có thể chỉnh sửa số liệu hoặc thực hiện Tính lại bảng chi trả. Tuy nhiên, các thay đổi về số liệu không tự động cập nhật vào phiếu lương đã gửi trước đó trên ứng dụng Nhân viên. Vì vậy, cần kiểm tra và thực hiện gửi lại phiếu lương nếu muốn CBNV nhận được thông tin đã cập nhật.
• Khi anh/chị thực hiện “Gửi phiếu lương” lần tiếp theo, trạng thái xác nhận của CBNV sẽ được cập nhật lại theo lần mới nhất, nhưng các nội dung tin nhắn thắc mắc từ các lần trước vẫn được lưu giữ đầy đủ.