1. Tổng quan
Danh sách tài sản trên phần mềm luôn hiển thị trạng thái tài sản, nguyên giá và hao mòn lũy kế theo dữ liệu mới nhất của tài sản, nên khi phát sinh ghi giảm hoặc tính thêm hao mòn ở năm sau thì số liệu trên danh sách tài sản khi xem lại các năm trước cũng sẽ thay đổi theo.
Điều này có thể khiến anh/chị hiểu rằng phần mềm tự động ghi giảm sai năm, tài sản bị mất trạng thái Đang sử dụng hoặc số hao mòn giữa các năm bị lệch khi đối chiếu (Số hao mòn trên danh sách tài sản năm trước cộng hao mòn năm nay không bằng số hao mòn trên danh sách tài sản của năm nay.)
Bài viết này hướng dẫn anh/chị:
- Hiểu nguyên nhân vì sao tài sản ghi giảm năm sau nhưng khi xem năm trước đã hiển thị trạng thái Đã ghi giảm
- Giải thích vì sao số hao mòn trên danh sách tài sản giữa các năm không đối chiếu được theo cách cộng dồn thông thường
- Cách kiểm tra đúng số liệu tài sản và hao mòn theo từng năm bằng các báo cáo tương ứng
2. Các bước thực hiện
2.1. Nguyên nhân
Danh sách tài sản hiển thị Trạng thái, giá trị Nguyên giá và Hao mòn lũy kế mới nhất (tính đến thời điểm hiện tại) của các tài sản có trong danh sách. Vì vậy, dữ liệu trên danh sách không được chốt cố định theo từng năm làm việc mà luôn cập nhật theo số liệu hiện tại của tài sản, dù anh/chị đang chọn xem dữ liệu năm nào.
Ví dụ 1: Tài sản ghi giảm năm sau nhưng năm trước hiển thị Đã ghi giảm
- Năm 2025: tài sản vẫn đang sử dụng
- Năm 2026: anh/chị lập chứng từ ghi giảm tài sản
Sau khi ghi giảm:
- Khi xem lại Danh sách tài sản của năm 2025, tài sản sẽ hiển thị trạng thái Đã ghi giảm thay vì Đang sử dụng
- Nguyên nhân là danh sách luôn lấy trạng thái hiện tại mới nhất của tài sản để hiển thị
Ví dụ 2: Hao mòn giữa các năm không cộng dồn khớp nhau
- Trước khi tính hao mòn năm 2025, hao mòn lũy kế của tài sản năm 2024 là 100 triệu.
- Năm 2025, anh/chị tính thêm hao mòn là 20 triệu.
- Nếu năm 2025 không phát sinh các nghiệp vụ tăng/giảm/đánh giá lại tài sản thì sau khi tính hao mòn của năm 2025:
- Khi xem lại Danh sách tài sản của năm 2024, hệ thống vẫn hiển thị hao mòn lũy kế mới nhất là: 100 triệu + 20 triệu = 120 triệu
=> Vì vậy, số hao mòn hiển thị trên danh sách năm 2024 lúc này không còn là 100 triệu như trước
2.2. Giải pháp
Phần mềm hiển thị Danh sách tài sản như trên là đúng nghiệp vụ và không phải lỗi hệ thống.
Nếu cần kiểm tra đúng trạng thái hoặc số liệu tài sản tại từng năm, anh/chị nên xem trên các báo cáo của đúng năm cần kiểm tra thay vì xem trực tiếp tại Danh sách tài sản.
Ví dụ:
- Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định
- Sổ tài sản cố định
- Bảng tính hao mòn tài sản
- C03/CCTT
Các báo cáo này sẽ lấy dữ liệu đúng theo thời điểm phát sinh của năm báo cáo nên phản ánh chính xác số liệu tại từng năm để đối chiếu và kiểm tra.
