1. Tổng quan
Mục đích: Giới thiệu các hình thức chấm công trên iHOS chấm công, giúp doanh nghiệp lựa chọn phương thức phù hợp với từng nhóm nhân viên.
Nội dung:
- Kết nối máy chấm công (vân tay, khuôn mặt, thẻ từ)
- Chấm công bằng máy tính bảng nhận diện khuôn mặt
- Chấm công trên ứng dụng: Không xác thực, Kết nối Wi-Fi, Định vị GPS, Quét mã QR, Xác nhận khuôn mặt, Xác thực bằng tài liệu, Quản lý xác nhận hoặc kết hợp nhiều hình thức
- Nhân viên được tự động chấm công (không cần chấm công)
Phạm vi áp dụng: Quản lý nhân sự, Cán bộ phụ trách chấm công, Lãnh đạo đơn vị.
2. Chi tiết các hình thức chấm công trên iHOS chấm công
Dưới đây là đặc điểm, điều kiện áp dụng và khuyến nghị cho từng hình thức chấm công, giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu thực tế.
2.1 Kết nối máy chấm công
- Điều kiện áp dụng: Đơn vị có lắp đặt máy chấm công (vân tay, khuôn mặt, thẻ từ) tại nơi làm việc. Tham khảo các dòng máy chấm công đã hỗ trợ kết nối với phần mềm iHOS Chấm công tại đây.
- Ưu điểm: Xác định chính xác thời gian chấm công, địa điểm làm việc của nhân viên → nhân viên không thể gian lận
- Nhược điểm:
- Tính linh hoạt không cao trong các trường hợp nhân viên làm việc từ xa, thường xuyên ra ngoài làm việc
- Doanh nghiệp cần đầu tư chi phí mua máy chấm công
- Doanh nghiệp phải sử dụng thêm tool trung gian để đồng bộ dữ liệu chấm công từ máy chấm công về hệ thống iHOS nên thường cần có bộ phận IT hoặc bộ phận hỗ trợ của MISA trợ giúp
- Phù hợp cho: Bộ phận văn phòng làm việc cố định tại 1 địa điểm
2.2. Chấm công bằng máy tính bảng hoặc nhận diện khuôn mặt
- Điều kiện áp dụng: Công ty có máy tính bảng đặt cố định tại nơi làm việc. Tham khảo các dòng máy tính bảng nên sử dụng tại đây.
- Ưu điểm:
- Xác định chính xác thời gian chấm công, địa điểm làm việc của nhân viên + có khả năng phát hiện giả mạo nếu sử dụng hình ảnh/video có sẵn để nhận diện → nhân viên không thể gian lận
- Tốc độ chấm công nhanh, dữ liệu chấm công được đồng bộ tức thời lên hệ thống iHOS mà không cần thông qua phần mềm thứ 3 → tránh việc thất thoát dữ liệu
- Nhược điểm:
- Tính linh hoạt không cao trong các trường hợp nhân viên làm việc từ xa, thường xuyên ra ngoài làm việc
- Doanh nghiệp cần đầu tư chi phí mua máy tính bảng
- Phù hợp cho: Bộ phận văn phòng làm việc cố định tại 1 địa điểm\
2.3. Chấm công bằng ứng dụng (Web/Mobile)
Lưu ý: Hình thức này yêu cầu nhân viên phải có tài khoản và được cấp quyền sử dụng.
| Hình thức | Điều kiện áp dụng | Ưu điểm | Nhược điểm | Phù hợp cho |
| Không xác thực | Không có | – Nhân viên chấm công rất nhanh chóng, ở mọi nơi
– Doanh nghiệp không tốn chi phí đầu tư thêm thiết bị chấm công |
Tính xác thực thấp, không xác định được địa điểm nhân viên chấm công → nhân viên dễ gian lận | Tất cả đối tượng |
| Kết nối Wi-Fi | – Công ty có hệ thống Wi-Fi nội bộ
– Nhân viên có smartphone |
– Xác thực chính xác địa điểm làm việc của nhân viên (đảm bảo nhân viên phải đến văn phòng mới chấm công được)
– Doanh nghiệp không tốn chi phí đầu tư thêm thiết bị chấm công |
– Tính linh hoạt không cao trong các trường hợp nhân viên làm việc từ xa, thường xuyên ra ngoài làm việc
– Nhân viên vẫn có thể gian lận bằng cách trao đổi tài khoản để chấm công hộ nhau |
Bộ phận văn phòng làm việc cố định tại 1 địa điểm |
| Định vị GPS – Cố định | Nhân viên có smartphone | – Xác thực chính xác địa điểm làm việc của nhân viên (đảm bảo nhân viên phải đến văn phòng mới chấm công được)
– Doanh nghiệp không tốn chi phí đầu tư thêm thiết bị chấm công |
– Tính linh hoạt không cao trong các trường hợp nhân viên làm việc từ xa, thường xuyên ra ngoài làm việc
– Nhân viên vẫn có thể gian lận bằng cách trao đổi tài khoản để chấm công hộ nhau |
Bộ phận có địa điểm làm việc cố định. VD: Nhân viên văn phòng, công nhân làm việc tại các công trường, bảo vệ trực tại các tòa nhà,… |
| Định vị GPS – Không cố định | Nhân viên có smartphone | – Xác thực chính xác địa điểm làm việc của nhân viên
– Tính linh hoạt cao, nhân viên chấm công được ở mọi nơi – Doanh nghiệp không tốn chi phí đầu tư thêm thiết bị chấm công |
Nhân viên vẫn có thể gian lận bằng cách trao đổi tài khoản để chấm công hộ nhau | Bộ phận thường xuyên ra ngoài làm việc hoặc làm việc tại những địa điểm không có điều kiện lắp đặt máy chấm công. VD: Nhân viên kinh doanh thường đi thị trường; nhân viên lái xe,… |
| Quét mã QR | – Công ty có máy tính bảng hoặc máy tính đặt cố định tại nơi làm việc (nếu sử dụng hình thức QR động)
– Nhân viên có smartphone |
Xác thực chính xác địa điểm làm việc của nhân viên (đảm bảo nhân viên phải đến văn phòng mới chấm công được) | – Tính linh hoạt không cao trong các trường hợp nhân viên làm việc từ xa, thường xuyên ra ngoài làm việc
– Nhân viên vẫn có thể gian lận bằng cách trao đổi tài khoản để chấm công hộ nhau |
Bộ phận có địa điểm làm việc cố định. VD: Nhân viên văn phòng, công nhân làm việc tại các công trường, bảo vệ trực tại các tòa nhà,… |
| Xác nhận khuôn mặt | Nhân viên có smartphone | – Xác thực chính xác nhân viên chấm công + có khả năng phát hiện giả mạo nếu sử dụng hình ảnh/video có sẵn để nhận diện
– Tính linh hoạt cao, nhân viên chấm công được ở mọi nơi – Doanh nghiệp không tốn chi phí đầu tư thêm thiết bị chấm công |
Không xác thực được địa điểm làm việc của nhân viên (có thể nhân viên chưa đến văn phòng vẫn chấm được) | Tất cả đối tượng |
| Xác thực bằng tài liệu | Không có | – Nhân viên chấm công được ở mọi nơi
– Doanh nghiệp không tốn chi phí đầu tư thêm thiết bị chấm công |
Tính xác thực không rõ ràng (về con người, địa điểm chấm công) → nhân viên có thể gian lận | Tất cả đối tượng |
| Quản lý xác nhận | Không có | – Giúp quản lý sát sao hơn với công việc của nhân viên
– Nhân viên khó gian lận |
– Việc tính công cho nhân viên có thể chậm chễ vì phụ thuộc vào thời gian phê duyệt của quản lý
– Gia tăng công việc cho người quản lý |
Tất cả đối tượng |
Do mỗi hình thức chấm công đều có ưu – nhược điểm nhất định, vì vậy MISA khuyến nghị anh/chị nên kết hợp ít nhất 2 hình thức để đảm bảo tính xác thực cao nhất. VD: Đối với bộ phận văn phòng thì có thể kết hợp chấm công xác thực khuôn mặt + định vị GPS ở địa điểm cố định để đảm bảo nhân viên phải đến đúng văn phòng làm việc mới có thể chấm công và không thể chấm công hộ nhau.
2.4. Nhân viên được tự động chấm công (không cần chấm công)
- Thường áp dụng cho các đối tượng là cấp quản lý, ban lãnh đạo tại đơn vị.
- Những vị trí này không cần chấm công hàng ngày mà vẫn được ghi nhận đủ công, trừ khi có đơn xin nghỉ không lương.