1. Tổng quan
Mục đích: Hướng dẫn thiết lập và quản lý quy định làm thêm theo ca làm việc, căn cứ tính giờ làm thêm và lập đơn đăng ký làm thêm trên phần mềm.
Nội dung:
- Khai báo quy định làm thêm theo ca làm việc
- Thiết lập các căn cứ tính giờ làm thêm
- Lập đơn đăng ký làm thêm
Phạm vi áp dụng: HR, Nhân viên
2. Các bước thực hiện
2.1. Khai báo quy định làm thêm theo ca làm việc
Bước 1: Trên giao diện Ca làm việc\Danh mục ca
Bước 2: Thêm/Sửa Ca làm việc – chọn Tab Thiết lập nâng cao
Bước 3: Nếu ca được áp dụng làm thêm tại mục “Làm thêm giờ” Anh/Chị tích “Có“và tích chọn ☑ thời điểm cho phép làm thêm: Trước ca, Sau ca, Nghỉ giữa ca.
Bước 4: Bấm Lưu
Lưu ý: Để chương trình ghi nhận được dữ liệu chấm công của nhân viên khi làm thêm thì HR cần mở rộng khung giờ chấm công của ca theo thời gian cho phép nhân viên làm thêm. Ví dụ: Ca sáng (8h-12h), cho phép làm thêm trước ca từ 5h thì HR cần thiết lập khung giờ chấm công tối thiểu là từ 5h.
2.2. Thiết lập các căn cứ tính giờ làm thêm
Bước 1: Truy cập phân hệ Thiết lập\Quy định làm thêm\ Tab Chung : Bấm Sửa
Bước 2: Tại “Căn cứ tính giờ làm thêm” HR khai báo các thông tin làm thêm phù hợp với quy định của doanh nghiệp.
- Theo đơn đăng ký làm thêm (tham khảo chi tiết tại đây)
- Theo thời gian chấm công thực tế (tham khảo chi tiết tại đây)
- Theo cả đơn và thời gian chấm công thực tế (tham khảo chi tiết tại đây)
2.3. Lập đơn đăng ký làm thêm
Trong trường hợp nhân viên làm thêm phải lập đơn thì tại đơn đăng ký làm thêm, HR/Nhân viên cần khai báo thêm thông tin về Thời điểm làm thêm là Trước ca, Sau ca, Nghỉ giữa ca hay Ngày nghỉ.
Nếu thời điểm làm thêm là Trước ca, Sau ca, Nghỉ giữa ca thì chọn tiếp là làm thêm cho ca nào (chương trình sẽ lấy dữ liệu từ danh mục Ca làm việc: những ca có thiết lập loại làm thêm được chọn).
Sau đó, trên bảng chấm công chi tiết, chương trình sẽ tự động tính toán số giờ làm thêm cho nhân viên theo các quy định mà HR đã thiết lập.
Hướng dẫn thiết lập Quy định làm thêm vui lòng xem tại đây.