Hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc cho CBNV

I. Tổng quan

Đăng ký người phụ thuộc là thủ tục giúp người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh khi xác định thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công. Để được chấp nhận, người nộp thuế cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký và thực hiện đúng cách thức kê khai với cơ quan thuế hoặc thông qua đơn vị chi trả thu nhập. Bài viết sau đây hướng dẫn anh/chị chuẩn bị hồ sơ và thực hiện đăng ký người phụ thuộc, giúp anh/chị và đơn vị chi trả thu nhập chủ động đúng quy định.

II. Hướng dẫn chi tiết

1. Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc

Để có thể đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh bạn cần nộp đầy đủ hồ sơ cho cơ quan thuế. Cụ thể hồ sơ cần chuẩn bị cho từng trường hợp như sau:

Trường hợp đăng ký người phụ thuộc trực tiếp với cơ quan thuế:

Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc bao gồm:

• Mẫu tờ khai đăng ký thuế cho NPT: Mẫu số 20-ĐKT (Tờ khai đăng ký thuế cho người phụ thuộc) ban hành kèm theo thông tư 90/2026/TT-BTC.
• Mẫu kê khai về người trực tiếp nuôi dưỡng: Phụ lục mẫu số 07/XN-NPT-TNCN (Bảng kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng – áp dụng nếu NPT thuộc diện quy định tại điểm đ khoản 2 điều 47 Nghị định 253/2026/NĐ-CP).
• Giấy tờ kèm theo (Bản sao điện tử):
  • Số định danh cá nhân (12 số) của người phụ thuộc (thay cho MST cũ).
  • Giấy tờ chứng minh quan hệ (Giấy khai sinh, CCCD, sổ hộ khẩu/xác nhận cư trú, giấy đăng ký kết hôn…).
  • Giấy tờ chứng minh điều kiện phụ thuộc (Giấy xác nhận khuyết tật, xác nhận không có khả năng lao động… nếu có).

2. Cách thức đăng ký người phụ thuộc

Cách 1: Cán bộ nhân viên tự đăng ký tờ khai NPT nộp cho thuế

• Bước 1: Đăng nhập website thuedientu.gdt.gov.vn
• Bước 2: Đăng nhập tài khoản Thuế điện tử cá nhân

• Bước 3: Chọn “Đăng ký thuế” >> “Kê khai và nộp hồ sơ đăng ký thuế”

• Bước 4: Chọn “20-ĐKT Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công”

• Bước 5: Kê khai thông tin vào tờ khai 20-ĐKT – Tờ khai đăng ký người phụ thuộc

• Bước 6: Chọn “Hoàn thành kê khai” >> “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”

Cách 2: Ủy quyền cho cơ quan/đơn vị chi trả thu nhập

Với trường hợp ủy quyền cho cơ quan/đơn vị chi trả thu nhập, CBNV thực hiện các bước sau:

• Cung cấp thông tin: Gửi các thông tin định danh của người phụ thuộc (Số định danh cá nhân/CCCD, họ tên, ngày sinh…) cho bộ phận chuyên trách (Nhân sự/Kế toán).
• Gửi hồ sơ chứng minh: Nộp bản sao điện tử các giấy tờ chứng minh quan hệ (Giấy khai sinh, kết hôn…) và điều kiện phụ thuộc theo yêu cầu của đơn vị.
• Hoàn thiện ủy quyền: Thực hiện ký Giấy ủy quyền (theo mẫu của đơn vị) để đơn vị có cơ sở pháp lý đăng ký thay trên phần mềm hoặc HTKK.