Hướng dẫn đăng ký người phụ thuộc cho Đơn vị trả thu nhập

I. Tổng quan

Đăng ký người phụ thuộc thông qua cơ quan/đơn vị chi trả thu nhập là hình thức người lao động ủy quyền để đơn vị tổng hợp hồ sơ và thực hiện đăng ký với cơ quan thuế thay cho cá nhân. Hồ sơ thường gồm mẫu tổng hợp đăng ký người phụ thuộc, văn bản ủy quyền, thông tin số định danh cá nhân của người phụ thuộc và các giấy tờ chứng minh quan hệ, điều kiện phụ thuộc theo quy định.

Bài viết sau đây hướng dẫn hồ sơ và cách thức đăng ký người phụ thuộc qua HTKK hoặc trên phần mềm iGOV Tiền Lương, giúp anh/chị và đơn vị chi trả thu nhập chủ động kê khai, nộp hồ sơ đúng quy định.

II. Hướng dẫn chi tiết

1. Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc

Với trường hợp này cá nhân, tổ chức trả thu nhập sẽ nhận hồ sơ cá nhân đăng ký và nộp cho cơ quan thuế. Cụ thể:

• Mẫu tổng hợp đăng ký NPT: Mẫu số 20-ĐK-TH-TCT (Tờ khai tổng hợp thông tin đăng ký thuế của người phụ thuộc).
• Văn bản ủy quyền đăng ký thuế: Mẫu số 41/UQ-ĐKT.
• Mẫu kê khai người nuôi dưỡng: Phụ lục mẫu số 07/XN-NPT-TNCN (nếu thuộc diện phải kê khai).
• Thông tin định danh: Cung cấp Số định danh cá nhân (12 số) của người phụ thuộc.
• Hồ sơ chứng minh: Các bản sao điện tử giấy tờ chứng minh quan hệ và điều kiện phụ thuộc theo quy định (Bộ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc như khi tự đi đăng ký).

2. Cách thức đăng ký người phụ thuộc

2.1. Cách 1: Đăng ký người phụ thuộc online

• Bước 1: Truy cập website Thuế điện tử

• Bước 2: Chọn “Đăng ký thuế” >> “Đăng ký mới/Thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT”
  • Hồ sơ đăng ký thuế: “20-ĐK-TH-TCT Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua cơ quan chi trả thu nhập”
  • Chọn “Tiếp tục”

• Bước 3: Thực hiện kê khai thông tin lên mẫu 20-ĐK-TH-TCT
• Bước 4: Điền tên Giám đốc, người đại diện cơ quan chi trả thu nhập vào mục “Người nộp thuế hoặc đại diện hợp pháp của người nộp thuế”

• Bước 5: Tích chọn “Hoàn thành kê khai” >> “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”
• Bước 6: Tra cứu trạng thái hồ sơ đăng ký người phụ thuộc đã nộp
  • Chọn “Tra cứu hồ sơ đăng ký thuế” >> Chọn hồ sơ đăng ký thuế là “20-ĐK-TH-TCT…” >> kiểm tra thông tin tại ô “Trạng thái”
  • Nếu hồ sơ khai báo được lưu không có thông tin sai sót thì mất từ vài phút đến vài giờ đồng hồ để hiển thị kết quả.

Cách 2: Đăng ký qua HTKK

Để thực hiện đăng ký người phụ thuộc trên HTKK anh/chị thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Đăng nhập phần mềm HTKK: Đăng nhập bằng mã số thuế của doanh nghiệp.
• Bước 2: Chọn tờ khai: Chọn “Thuế Thu Nhập Cá Nhân” >> Chọn tờ khai “20-ĐK-TH-TCT – Đăng ký thuế tổng hợp NPT của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công” >> Bấm Đồng ý.

• Bước 3: Nhập thông tin
  • Nhập thông tin người nộp thuế (NLĐ ủy quyền) dựa trên giấy ủy quyền và hồ sơ cá nhân.
  • Nhập thông tin người phụ thuộc:
    • Sử dụng số định danh cá nhân (CCCĐ 12 số) thay cho mã số thuế NPT (từ 01/07/2025).
    • Chọn loại: Đăng ký thuế (lần đầu) hoặc Thay đổi thông tin đăng ký thuế (khi chuyển công ty, bổ sung…).
    • Chỉ tiêu 21: Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ (tháng/năm). Ví dụ: Sinh con tháng 6/2025 >> ghi 06/2025; phát sinh từ năm trước >> ghi 01/2025.
    • Chỉ tiêu 22: Thời điểm kết thúc (bỏ trống nếu chưa xác định).
• Bước 4: Kết xuất file: Kiểm tra lại >> Kết xuất XML (tạo file Bảng tổng hợp đăng ký NPT).

Nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh qua mạng

• Bước 1: Đăng nhập trang Dịch vụ công với tài khoản doanh nghiệp.
• Bước 2: Chọn “Thủ tục hành chính” >> chọn “20-ĐK-TH-TCT” tại mục tờ khai >> chọn “Tìm kiếm” để hệ thống hiển thị mã thủ tục hành chính đăng ký NPT.
• Bước 3: Chọn nộp hồ sơ cho thủ tục hành chính tương ứng (Đăng ký lần đầu hoặc thay đổi)
• Bước 4: Tải file XML lên → Kiểm tra hồ sơ → Ký điện tử (nhập mã PIN) → Nộp.

Lưu ý: Thời gian giải quyết 3 ngày làm việc. Anh/chị có thể kiểm tra kết quả qua email hoặc cổng dịch vụ công.

Cách 3: Đăng ký trên phần mềm iGOV Tiền Lương

Bước 1. Lập tờ khai đăng kí người phụ thuộc

1. Vào menu Thủ tục hành chính thuế\Đăng ký người phụ thuộc\Lập Tờ khai đăng ký NPT

2. Khai báo thông tin tham số để làm căn cứ lập tờ khai đăng ký NPT

• Mẫu tờ khai: Chọn mẫu tờ khai 20-ĐK-TH-TCT (TT105)
• Nhập số lần lập tờ khai đăng ký
• Loại đăng ký:
  • Chọn Đăng ký thuế để tiến hành kê khai thông tin lần đầu cho người phụ thuộc.
  • Chọn Thay đổi thông tin đăng ký thuế để khai báo sự thay đổi thông tin cho người phụ thuộc.
• Cơ quan thuế cấp cục: Chọn cơ quan thuế cấp cục quản lý thuế đơn vị
• Cơ quan thuế quản lý: Chọn cơ quan thuế quản lý đơn vị
• Tên tờ khai: Đã được phần mềm mặc định đặt có thể chỉnh sửa lại nếu muốn
• Chọn Đồng ý

3. Khai báo các thông tin trên tờ khai

• Nếu muốn khai báo thông tin người phụ thuộc cho CBNV bằng CMND, CCCD/Hộ chiếu, anh/chị chọn Thêm người phụ thuộc

• Tích chọn Người phụ thuộc, chọn Tiếp tục

• Khai báo thông tin Người phụ thuộc cho CBNV, sau đó chọn Lưu
  

• Nếu muốn khai báo thông tin người phụ thuộc cho CBNV bằng giấy khai sinh, anh/chị chọn Thêm người phụ thuộc

• Tích chọn Người phụ thuộc muốn thay đổi/bổ sung thông tin, chọn Tiếp tục

• Khai báo thông tin của NPT, chọn Lưu

4. Để xuất XML tờ khai thuế TNCN để nộp lên cơ quan thuế, chọn biểu tượng dấu ba chấm ⋯ (góc trên bên phải tờ khai), chọn Xuất XML

5. Để cập nhật danh sách người phụ thuộc vào hồ sơ CBNV, chọn biểu tượng dấu ba chấm ⋯ (góc trên bên phải tờ khai), chọn Cập nhật NPT vào hồ sơ CBNV và chọn Đồng ý.

• Tích chọn tên Người nộp thuế, chọn Cập nhật NPT vào hồ sơ CBNV.

• Chọn Đồng ý

Bước 2: Nộp tờ khai

Sau khi lập xong tờ khai, chọn xuất khẩu XML ở bước 1. Anh/chị thực hiện nộp tờ khai qua cổng T-VAN của Tổng cục thuế.

• Truy cập website https://thuedientu.gdt.gov.vn.
• Tại mục “ Đăng ký thuế” -> “Đăng ký mới thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT” -> Chọn “20-ĐK-TH-TCT Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương tiền công…” -> kê khai thông tin -> nhấn “Hoàn thành kê khai” -> “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”.
• Hoặc điền trực tiếp tờ khai tại mục Khai thuế trực tuyến trên website https://thuedientu.gdt.gov.vn, nhấn Hoàn thành kê khai, ký và nộp tờ khai.

• Ngoài ra để nộp tờ khai sang cơ quan Thuế, có thể xuất khẩu tờ khai dưới dạng excel để chỉnh sửa theo nhu cầu rồi in ra giấy nộp cho cơ quan thuế bằng cách gửi qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan Thuế.