Khai báo tài sản Nhà

• Loại tài sản: Chọn theo danh mục Loại tài sản đã khai báo. Tham khảo hướng dẫn xác định cấp nhà tại đây.
• Cấp hạng nhà: Tự động hiển thị theo Loại tài sản.
• Mã tài sản: Phần mềm tự động sinh, có thể chỉnh sửa. Lưu ý: Không nhập mã tài sản có dấu cách, dấu phẩy hoặc ký tự đặc biệt (như _, /, :…). Nên nhập mã chỉ gồm chữ cái và số.
• Tên ngôi nhà: Nhập theo nhu cầu quản lý của đơn vị.
• Nếu ngôi nhà thuộc khuôn viên đất đã khai báo, tích chọn Có quản lý đất và chọn khu đất đã khai báo.

• Nếu không tích Có quản lý đất, nhập thêm thông tin chi tiết của ngôi nhà. Chọn Tỉnh/Thành phố, Xã/Phường và nhập Địa chỉ nhà.
• Số lượng mặc định bằng 01. Chọn hoặc nhập Đơn vị tính (nếu chưa có).
• Nhập các thông tin Số tầng; Diện tích xây dựng/1 tầng; Năm xây dựng theo thực tế.
• Chọn Lý do tăng nhà:
  • Đầu tư xây dựng (đơn vị trực tiếp đầu tư, xây dựng nhà)
  • Tiếp nhận (đơn vị được bàn giao)
  • Mua sắm (đơn vị mua nhà)
  • Kiểm kê phát hiện thừa (nhà đã có từ lâu, kiểm kê phát hiện)
  • Khác (nếu khác các nguyên nhân trên)
• Chọn Bộ phận sử dụng tài sản. Nhấn dấu (+) để thêm bộ phận sử dụng.
• Nhập thêm các thông tin khác như: Số quyết định trang cấp; Ngày quyết định; Dự án…
• Nguyên giá: Nhập Giá trị (nguyên giá) lớn hơn 10 triệu, khai báo Nguồn hình thành tài sản và Giá trị tương ứng. Nếu có nhiều nguồn, nhấn dấu “+” để thêm.

• Loại tài sản kê khai: Phần mềm tự động xác định dựa vào loại tài sản.
• Diện tích sàn XD: Tự động tính tổng từ Hiện trạng sử dụng, không tự khai báo/chỉnh sửa.
• Hiện trạng sử dụng: Nhập diện tích vào nội dung tương ứng theo loại hình đơn vị:
  • Đơn vị quản lý hành chính: Chỉ nhập hiện trạng là trụ sở làm việc, để ở, bỏ trống, bị lấn chiếm, sử dụng hỗn hợp, sử dụng khác. Ví dụ: Chính phủ, các bộ, UBND các cấp.
  • Đơn vị hoạt động sự nghiệp: Chỉ nhập hiện trạng là Hoạt động sự nghiệp-Không kinh doanh, Hoạt động sự nghiệp-Kinh doanh, Hoạt động sự nghiệp–Cho thuê, Hoạt động sự nghiệp–Liên doanh liên kết, để ở, bỏ trống, bị lấn chiếm, sử dụng hỗn hợp, sử dụng khác, không điền ô Trụ sở làm việc. Ví dụ: trường học, bệnh viện…

• Nhập Thông tin công khai, thông tin khác, tệp đính kèm (nếu cần).

a. Nếu tài sản chỉ tính hao mòn: TSCĐ chỉ dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp

• Nhập Ngày mua, Ngày bắt đầu sử dụng, Ngày ghi tăng:
  • Ngày bắt đầu sử dụng: Là ngày đưa tài sản vào sử dụng, căn cứ vào QĐ, biên bản bàn giao.
  • Ngày ghi tăng: Là ngày ghi nhận TSCĐ vào sổ kế toán, thuộc năm tài chính hiện tại.
  • Lưu ý: Ngày ghi tăng KHÔNG để năm nhỏ hơn năm làm việc.
• Năm theo dõi mặc định là năm làm việc hiện tại.
• Nhập Ngày bắt đầu tính hao mòn.
• Số năm sử dụng: Theo loại tài sản đã khai báo.
• Tỷ lệ hao mòn (%): 1/ số năm sử dụng x 100%.
• Hao mòn/Khấu hao năm: Nguyên giá * Tỷ lệ hao mòn.
• Số năm sử dụng còn lại: Số năm sử dụng – (Năm theo dõi – Năm bắt đầu tính hao mòn).
• Ngày kết thúc tính hao mòn: 31/12 của năm (Năm theo dõi + Số năm sử dụng còn lại – 1).
• Nhập Hao mòn lũy kế nếu có.

b. Nếu tài sản chỉ trích khấu hao: TSCĐ chỉ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh

• Nhập Ngày mua, Ngày bắt đầu sử dụng, Ngày ghi tăng:
  • Ngày bắt đầu sử dụng: Là ngày đưa tài sản vào sử dụng, căn cứ vào QĐ, biên bản bàn giao.
  • Ngày ghi tăng: Là ngày ghi nhận TSCĐ vào sổ kế toán, thuộc năm tài chính hiện tại.
  • Lưu ý: Ngày ghi tăng KHÔNG để năm nhỏ hơn năm làm việc.
• Năm theo dõi mặc định là năm làm việc hiện tại.
• Nhập Ngày bắt đầu trích khấu hao.
• Kỳ trích khấu hao: Chọn Tháng/Quý.
• Số tháng/kỳ trích khấu hao: Phần mềm tự động tính:
  • Khấu hao theo tháng: Số tháng = số năm sử dụng x 12.
  • Khấu hao theo quý: Số quý = số năm sử dụng x 4.
• Số tháng/kỳ trích khấu hao còn lại: Phần mềm tự động tính.
• Giá trị trích khấu hao: Bằng nguyên giá tài sản, không chỉnh sửa.
• Khấu hao lũy kế: Tài sản mới (=0); Tài sản cũ (= Khấu hao kỳ x Số kỳ tròn + Khấu hao kỳ đầu tiên).
• Giá trị còn lại: Phần mềm tự động tính.

c. Nếu tài sản vừa tính hao mòn vừa trích khấu hao: TSCĐ vừa dùng cho hoạt động hành chính sự nghiệp, vừa dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh

• Nhập Ngày mua, Ngày bắt đầu sử dụng, Ngày ghi tăng:
  • Ngày bắt đầu sử dụng: Là ngày đưa tài sản vào sử dụng, căn cứ vào QĐ, biên bản bàn giao.
  • Ngày ghi tăng: Là ngày ghi nhận TSCĐ vào sổ kế toán, thuộc năm tài chính hiện tại.
  • Lưu ý: Ngày ghi tăng KHÔNG để năm nhỏ hơn năm làm việc.
• Năm theo dõi mặc định là năm làm việc hiện tại.
• Nhập Ngày bắt đầu tính hao mòn.
• Số năm sử dụng: Theo loại tài sản và năm sử dụng tài sản.
• Tỷ lệ hao mòn (%): 1/ số năm sử dụng x 100%.
• Hao mòn/Khấu hao năm: Nguyên giá * Tỷ lệ hao mòn.
• Số năm sử dụng còn lại: Số năm sử dụng – (Năm theo dõi – Năm bắt đầu tính hao mòn).
• Ngày kết thúc tính hao mòn: 31/12 của năm (Năm theo dõi + Số năm sử dụng còn lại – 1).
• Nhập Ngày bắt đầu trích khấu hao.
• Kỳ trích khấu hao: Chọn Tháng/Quý.
• Giá trị trích khấu hao: Tương ứng với giá trị từng Nguồn hình thành tài sản.
• Khấu hao lũy kế: Tài sản mới (=0); Tài sản cũ (= Khấu hao kỳ x Số kỳ tròn + Khấu hao kỳ đầu tiên).
• Số tháng/kỳ trích khấu hao còn lại: Phần mềm tự động tính.
• Giá trị trích khấu hao: Bằng nguyên giá tài sản, không chỉnh sửa.
• Giá trị trích khấu hao còn lại: Giá trị khấu hao – Khấu hao lũy kế.
• Tự nhập Hao mòn và khấu hao lũy kế.
• Giá trị còn lại: Phần mềm tự động tính.

• Sau khi khai báo xong các thông tin tài sản, nếu muốn ghi tăng tài sản luôn thì tích chọn Tự động ghi tăng.
• Tại mục Số lượng nhân bản thêm: Nhập số tài sản muốn nhân bản thêm, áp dụng khi các tài sản có cùng loại, đặc điểm và giá trị.
• Ví dụ: Đơn vị có 2 căn nhà cùng đặc điểm, nhập Số lượng nhân bản thêm = 1 → phần mềm sẽ tự động tạo 2 TSCĐ (1 TSCĐ đang khai, 1 TSCĐ nhân bản thêm).

3.1. Trụ sở làm việc và cơ sở hoạt động sự nghiệp khác nhau chỗ nào?

Trả lời: Trụ sở làm việc và cơ sở hoạt động sự nghiệp đều là tài sản công gồm đất, nhà và công trình gắn liền với đất, tuy nhiên khác nhau chủ yếu ở mục đích sử dụng và đơn vị sử dụng:

• Trụ sở làm việc: Là đất, nhà làm việc và tài sản gắn liền với đất phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan nhà nước, cơ quan Đảng, tổ chức chính trị – xã hội.
  Ví dụ: Trụ sở UBND, trụ sở Bộ, trụ sở Công an,…
• Cơ sở hoạt động sự nghiệp: Là đất, nhà và công trình phục vụ hoạt động cung cấp dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp công lập.
  Ví dụ: Trường học công lập, bệnh viện công, viện nghiên cứu, trung tâm văn hóa,…

Tóm lại:

• Trụ sở làm việc: Phục vụ quản lý hành chính của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội.
• Cơ sở hoạt động sự nghiệp: Phục vụ hoạt động chuyên môn và cung cấp dịch vụ công của đơn vị sự nghiệp công lập.

Quy định này được nêu tại Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017 (Khoản 4 Điều 3).

3.2. Cách nhập tài sản nhà nhưng chưa có nguyên giá

Căn cứ theo Thông tư 23/2023/TT-BTC, không thể báo tăng tài sản nhà nếu chưa có nguyên giá. Khi nhà chưa xác định được nguyên giá, cần xác định giá trị để làm nguyên giá trước khi nhập. Có 2 cách thường dùng:

• Xác định nguyên giá theo biên bản định giá (trường hợp phổ biến)
  • Thường áp dụng cho trường hợp: Nhà đã có từ lâu, nhà được bàn giao nhưng không có hồ sơ giá trị, nhà phát hiện khi kiểm kê.
  • Cách xử lý: Thành lập hội đồng định giá tài sản (nội bộ hoặc thuê đơn vị thẩm định) → Lập biên bản định giá tài sản → Giá trị xác định trong biên bản sẽ dùng làm nguyên giá để ghi tăng tài sản.
• Xác định nguyên giá theo giá tạm tính
  • Thường áp dụng cho trường hợp đã nhận nhà nhưng chưa có hóa đơn hoặc chưa chốt giá.
  • Cách xử lý: Tạm ghi nhận theo giá tạm tính, khi có đủ hồ sơ thì điều chỉnh lại nguyên giá.

Lưu ý: Nếu nhà đang xây dựng hoặc chưa quyết toán thì không ghi tăng tài sản nhà ngay, khi quyết toán công trình mới ghi tăng tài sản nhà với nguyên giá quyết toán.

3.3. Phần mềm báo lỗi “Các ô Diện tích xây dựng/1 tầng không được phép để trống”

Nguyên nhân: Do chưa điền thông tin vào ô Diện tích xây dựng/1 tầng.

Giải pháp: Khi ghi tăng tài sản là Nhà trên phần mềm QLTS, nhập Diện tích xây dựng/1 tầng tại mục Khai báo Thông tin Tài sản trong bước Khai báo thông tin chung, cùng với các thông tin khác như: Đơn vị tính, Số tầng, Năm xây dựng, Nguyên giá…

Cần khai báo diện tích xây dựng của 1 tầng trước khi lưu tài sản Nhà.