1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn bạn cách sử dụng AI để tự động nhận diện và ghép cột dữ liệu từ file Excel bất kỳ sang đúng cột mẫu của phần mềm. Nhờ đó, bạn không cần chỉnh sửa lại file Excel trước khi nhập khẩu, giúp việc nhập dữ liệu hàng loạt trở nên nhanh chóng, thuận tiện và hạn chế sai sót.
– Trước phiên bản R20: Phần mềm chỉ hỗ trợ nhập khẩu khi file Excel của đơn vị có cấu trúc cột khớp chính xác với file mẫu do phần mềm quy định. Đơn vị phải tải file mẫu về, sau đó chỉnh sửa hoặc sao chép dữ liệu từ file gốc của đơn vị sang đúng thứ tự cột, đúng tên tiêu đề để có thể tải lên hệ thống. Việc sao chép dữ liệu và căn chỉnh thủ công file Excel mỗi lần nhập khẩu tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót do nhầm cột hoặc bỏ sót dữ liệu, đặc biệt khi khối lượng chứng từ lớn hoặc phải xử lý nhiều loại chứng từ cùng lúc.
– Kể từ phiên bản R20: Phần mềm bổ sung chức năng Tự động ghép cột với AVA Kế toán, đơn vị có thể sử dụng file excel bất kỳ mà không cần chỉnh sửa lại hoặc tải file mẫu, AI sẽ tự động nhận diện và ghép cột dữ liệu chính xác.
2. Các bước thực hiện
- Khi nhập khẩu chứng từ, danh mục,…, tại Bước 1: Chọn dữ liệu, tích chọn vào ô Tự động ghép cột với AVA Kế toán.
- AVA Kế toán sẽ tự động ghép các cột trên phần mềm với cột trên file excel thay vì bạn phải ghép thủ công.
- Nếu cần AVA ghép lại cột cho chính xác hơn thì nhấn Ghép lại cột.
- Thực hiện tiếp các bước nhập khẩu.
