I. Tổng quan
AVA Chấm công là trợ lý số MISA AVA được tích hợp trên phần mềm iHOS Chấm công, cho phép người dùng đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên để tra cứu thông tin, thống kê dữ liệu và hỗ trợ thực hiện một số thao tác nghiệp vụ chấm công.
Thông qua bài viết này, người dùng sẽ được hướng dẫn cách bắt đầu hội thoại với AVA, đồng thời tìm hiểu nguyên nhân và cách xử lý khi AVA chưa thể trả lời câu hỏi hoặc cung cấp kết quả như mong muốn.
II. Hướng dẫn chi tiết
1. Cách bắt đầu hội thoại với AVA Chấm công
Để bắt đầu hội thoại với trợ lý số AVA Chấm công, anh/chị có thể thực hiện theo 2 cách sau:
Cách 1: Truy cập từ mục Tổng quan
Bước 1: Vào Tổng quan\Trợ lý AVA.
Bước 2: Nhấn chọn thông tin cần tra cứu, ví dụ: Ngày công trong kỳ.
Bước 3: Phần mềm tự động mở khung hội thoại và gửi câu hỏi tương ứng đến AVA. AVA sẽ truy xuất dữ liệu và phản hồi kết quả tra cứu ngay trên khung chat.
Cách 2: Truy cập từ biểu tượng AVA Chấm công
Bước 1: Nhấn vào biểu tượng AVA Chấm công trên thanh header của phần mềm.
Bước 2: Nhập câu hỏi hoặc yêu cầu cần hỗ trợ vào khung hội thoại. Anh/chị có thể đặt câu hỏi về lịch làm việc, ngày công, nghỉ phép, đi muộn – về sớm, tăng ca, lịch trực…
Bước 3: Nhấn gửi câu hỏi. AVA sẽ tiếp nhận yêu cầu, truy xuất thông tin và phản hồi kết quả trong khung hội thoại.
Lưu ý: Nếu câu hỏi chưa rõ ràng hoặc thiếu thông tin, AVA có thể hỏi lại để anh/chị bổ sung, làm rõ yêu cầu trước khi tiếp tục xử lý.
2. Vì sao AVA không trả lời được câu hỏi của tôi?
Trong quá trình sử dụng, nếu AVA không trả lời được câu hỏi hoặc kết quả trả về chưa đúng với mong muốn, anh/chị có thể kiểm tra một số nguyên nhân sau:
2.1. Câu hỏi nằm ngoài phạm vi hỗ trợ
AVA Chấm công chỉ hỗ trợ các nội dung liên quan đến nghiệp vụ chấm công và phân ca như: tra cứu ngày công, lịch làm việc, nghỉ phép, đi muộn – về sớm, tăng ca, lịch trực và các thao tác nghiệp vụ được hỗ trợ.
Các câu hỏi về tiền lương, nhân sự, tài chính hoặc những nội dung ngoài phạm vi trên sẽ không được AVA hỗ trợ.
Cách xử lý: Anh/chị đặt câu hỏi liên quan đến các nghiệp vụ chấm công và phân ca mà AVA hỗ trợ.
2.2. Dữ liệu nguồn chưa có hoặc chưa được cập nhật
AVA truy xuất thông tin từ dữ liệu trên phần mềm, bao gồm:
- Bảng phân ca tổng hợp.
- Bảng chấm công chi tiết.
- Các loại đơn liên quan đến chấm công.
- Đơn đăng ký làm thêm giờ.
- Thiết lập quy định nghỉ.
Nếu đơn vị chưa thực hiện phân ca, chưa tạo bảng chấm công, đơn chưa được duyệt hoặc bảng chấm công chưa được chốt, AVA có thể không có đủ dữ liệu để trả lời.
Cách xử lý: Anh/chị kiểm tra dữ liệu nghiệp vụ tương ứng trên phần mềm, bảo đảm đã được khai báo, cập nhật và hoàn tất các bước xử lý cần thiết.
2.3. Câu hỏi thiếu thông tin
Khi câu hỏi chưa xác định rõ đối tượng hoặc khoảng thời gian cần tra cứu, AVA sẽ hỏi lại để anh/chị bổ sung thông tin, thay vì tự suy đoán.
Ví dụ, khi anh/chị hỏi: “Lịch làm việc của nhân viên thế nào?”, AVA có thể hỏi lại: “Anh/chị muốn xem lịch của nhân viên nào và trong khoảng thời gian nào?”
Cách xử lý: Anh/chị cung cấp bổ sung thông tin theo yêu cầu của AVA để tiếp tục tra cứu.
2.4. Anh/chị không có quyền truy cập dữ liệu
AVA trả lời dựa trên vai trò và phạm vi dữ liệu được phân quyền cho tài khoản đang đăng nhập. Do đó, anh/chị chỉ có thể tra cứu thông tin trong phạm vi được phép truy cập.
Cách xử lý: Anh/chị kiểm tra lại quyền truy cập trên phần mềm hoặc liên hệ quản trị viên để được hỗ trợ kiểm tra và cấp quyền phù hợp.
2.5. Một nhân viên thuộc nhiều bảng chấm công
Trường hợp một nhân viên được theo dõi trên nhiều bảng chấm công, AVA sẽ trả kết quả riêng theo từng bảng, không tự động gộp số liệu giữa các bảng.
Lưu ý: Khi tra cứu, anh/chị cần xem xét kết quả theo từng bảng chấm công để tránh nhầm lẫn khi đối chiếu số liệu.
2.6. Lỗi dịch vụ hoặc sự cố kỹ thuật
Một số trường hợp liên quan đến dịch vụ hoặc kỹ thuật có thể khiến anh/chị không mở hoặc không sử dụng được AVA:
- Giấy phép sử dụng hết hạn: Biểu tượng AVA có thể không hiển thị trên giao diện phần mềm.
- Đơn vị chưa kích hoạt dịch vụ AVA: Khung chat AVA không phản hồi khi anh/chị thao tác.
- AVA đang gặp sự cố kỹ thuật: AVA tạm thời không thể tiếp nhận hoặc xử lý câu hỏi.
Cách xử lý: Anh/chị kiểm tra tình trạng giấy phép và kích hoạt dịch vụ AVA của đơn vị. Nếu AVA gặp sự cố kỹ thuật, anh/chị có thể thử lại sau. Trường hợp vẫn chưa sử dụng được, anh/chị liên hệ bộ phận hỗ trợ để được kiểm tra.
Lưu ý: Để AVA nhận diện và thống kê các loại ca trực chính xác hơn, đơn vị nên đặt tên ca rõ ràng theo tính chất công việc, chẳng hạn: Trực đêm, Trực 24h, Trực lễ. Các ca không tích chọn Là ca hành chính sẽ được AVA hiểu là ca trực.