1. Tổng quan
Mục đích: Hướng dẫn thiết lập và quản lý quỹ nghỉ bù cho nhân viên dựa trên giờ làm thêm, đảm bảo quyền lợi và tính chính xác trong công tác tính lương.
Nội dung:
- Thiết lập khung giờ và quy tắc tính giờ làm thêm nghỉ bù
- Thiết lập quy định nghỉ bù
- Lập và quản lý đơn xin nghỉ bù
- Theo dõi bảng tổng hợp nghỉ bù
Phạm vi áp dụng: HR, Quản lý nhân sự, Bộ phận hành chính.
2. Các bước thực hiện
2.1. Thiết lập khung giờ, quy tắc tính giờ làm thêm nghỉ bù
Bước 1: Truy cập vào phân hệ Thiết lập \ Quy định làm thêm \ Khung giờ làm thêm.
Bước 2: Khai báo thông tin về khung giờ mà nhân viên chấm công sẽ được tính là giờ làm thêm và được phép nghỉ bù sau đó (Loại khung giờ: Làm thêm nghỉ bù hoặc Làm thêm hưởng lương & nghỉ bù).
Ngoài ra, HR có thể tùy chỉnh quy tắc tính giờ làm thêm theo quy định của doanh nghiệp trên phân hệ Thiết lập\Quy định làm thêm\Chung. Chương trình sẽ căn cứ vào quy tắc này và quy định về khung giờ làm thêm vừa thiết lập ở trên để tính toán ra số giờ nghỉ bù chính xác mà nhân viên được hưởng.
Quy tắc tính giờ làm thêm nghỉ bù:
- Theo đơn đăng ký làm thêm: Nhân viên chỉ cần lập đơn xin làm thêm, được duyệt thì sẽ tính luôn là giờ làm thêm, không cần chấm công. Giờ làm thêm căn cứ theo đơn đăng ký làm thêm .Bảng công sẽ tính đúng theo giờ được duyệt trên đơn, không lấy dữ liệu chấm công (nếu có).
- Theo thời gian chấm công thực tế: Thời gian làm thêm nghỉ bù sẽ căn cứ vào dữ liệu chấm công thực tế.
Bảng công sẽ tính đúng theo giờ chấm công, Nhân viên/ HR không cần tạo đơn - Theo cả đơn và thời gian chấm công thực tế: Giờ làm thêm căn cứ theo cả đơn và giờ chấm công thực tế.
Bảng công sẽ so sánh thời gian làm thêm trên đơn và giờ chấm công thực tế, số liệu nào nhỏ hơn sẽ được thống kê vào bảng công.
2.2. Thiết lập quy định nghỉ bù
Bước 1: Truy cập vào phân hệ Thiết lập \ Quy định nghỉ \ Loại nghỉ, chương trình đã khai báo sẵn loại nghỉ bù.
Bước 2: Chọn đối tượng áp dụng phù hợp với nhu cầu đơn vị, Trạng thái chọn là Đang sử dụng
Ngoài ra Tỷ lệ hưởng lương sẽ mặc định là 100%, không có thiết lập
Ngoài ra, để làm căn cứ tính toán bảng tổng hợp nghỉ bù, HR có thể bật thiết lập Tự động hủy số giờ nghỉ bù chưa sử dụng hết sau bao nhiêu tháng tùy quy định trong mục Thiết lập\Quy định nghỉ\Chung.
Khi HR/Nhân viên làm đơn xin nghỉ bù thì chọn loại đơn này, chương trình sẽ ghi nhân dữ liệu và tự động tính toán, thống kê thành bảng tổng hợp nghỉ bù cho HR tiện theo dõi.
2.3. Lập/quản lý đơn xin nghỉ bù
Bước 1: Vào Quản lý đơn\Đơn xin nghỉ
Bước 2: Điền thông tin đầy đủ chọn Loại nghỉ là Nghỉ bù
Bước 3: Tại Danh sách nhân viên xin nghỉ \ Bấm Thêm
Bước 4: Lưu
Với loại đơn Nghỉ bù, chương trình sẽ tự động hiển thị dữ liệu số giờ nghỉ bù còn lại để đảm bảo số giờ xin nghỉ không bị vượt quá.
2.4. Theo dõi bảng tổng hợp nghỉ bù
Bước 1: Để theo dõi quỹ nghỉ bù của nhân viên (số giờ làm thêm nghỉ bù, số giờ đã sử dụng, số giờ còn lại), Truy cập vào phân hệ Quản lý đơn \ Bảng tổng hợp ngày nghỉ \ Chọn xem theo Bảng tổng hợp ngày nghỉ – Nghỉ bù.
Bước 2: Nếu không tìm thấy Nhân viên trên bảng\ Anh/Chị bấm Chọn Nhân viên để tích chọn thêm Nhân viên
Bước 3: Để theo dõi chi tiết Số giờ được nghỉ , số giờ đã sử dụng, số giờ bị hủy,số giờ còn lại của từng nhân viên, Anh/Chị thực hiện click chuột 2 lần tại Nhân viên đó để phần mềm hiển thị bảng chi tiết số liệu theo ngày
Trong đó:
- Số giờ được nghỉ: Tính bằng số giờ làm thêm được ghi nhận trên bảng chấm công chi tiết x hệ số nghỉ bù theo thiết lập tại Thiết lập\Quy định làm thêm\Khung giờ làm thêm
- Số giờ đã sử dụng: Tính bằng tổng số giờ nghỉ bù trên các đơn xin nghỉ bù đã được duyệt
- Số giờ bị hủy: Tính số giờ làm thêm nghỉ bù còn lại chưa sử dụng hết bị tự động hủy theo thiết lập “Hủy quỹ nghỉ bù chưa sử dụng hết” (tại Thiết lập\Quy định nghỉ)
- Số giờ còn lại: Tính bằng Số giờ làm thêm còn lại lũy kế đến lần trước + Số giờ làm thêm được nghỉ bù lần này – Số giờ nghỉ bù – Số giờ làm thêm bị hủy
Trên giao diện Bảng tổng hợp nghỉ bù, HR có thể sử dụng các tiện ích để quản lý việc nghỉ bù của nhân viên dễ dàng hơn:
- Tìm kiếm thông tin quỹ nghỉ bù theo tên nhân viên, mã nhân viên, đơn vị công tác, vị trí công việc, email (1).
- Xem theo bảng tổng hợp nghỉ bù theo năm tùy chọn (2).
- Xem theo bảng tổng hợp nghỉ bù theo cơ cấu tổ chức trong phạm vi quyền hạn của HR (3).
- Sử dụng bộ lọc nâng cao để xem dữ liệu theo mong muốn (4).
- Xuất khẩu bảng tổng hợp nghỉ bù (5).
