1. Tổng quan
Bài viết nhằm hướng dẫn: Hướng dẫn thiết lập và sử dụng chức năng phân ca, chấm công cho nhân viên làm việc tại nhiều chi nhánh/văn phòng trong phần mềm iHOS Chấm công.
Nội dung tổng quan bao gồm:
- Phân ca làm việc theo địa điểm
- Thiết lập hình thức chấm công (máy chấm công, Wi-Fi, GPS)
- Lập bảng chấm công theo chi nhánh
Phạm vi áp dụng: Nhân sự (HR), Quản lý nhân sự, Kế toán chấm công, Quản lý chi nhánh.
Lưu ý: HR cần thêm Ca làm việc có thiết lập Công điều động trước khi phân ca cho nhân viên. Hướng dẫn chi tiết xem tại đây.
2. Các bước thực hiện
2.1. Thiết lập phân ca, chấm công theo địa điểm làm việc
Để sử dụng được các tính năng phân ca, chấm công cho nhân viên làm việc tại nhiều chi nhánh/văn phòng
Bước 1: Vào phân hệ Thiết lập
Bước 2: Nhấp Quy định chấm công \ Chung\Nhấn Sửa
Bước 3: Di chuyển chuột đến dòng Phân ca, chấm công theo địa điểm càm việc \ Chọn Có
Bước 4: Chọn Loại địa điểm
- Phòng ban, bộ phận trong tổ chức
Lưu ý: Tích chọn Tự động phân theo địa điểm theo phòng ban ( nếu cần) : Chương trình sẽ tự động phân địa điểm làm việc cho nhân viên là đơn vị công tác trên hồ sơ, mỗi khi thay đổi quá trình công tác thì địa điểm làm việc trên bảng phân ca sẽ được cập nhật tương ứng
- Vị trí, cơ sở thuộc tổ chức\ Nhấp Danh mục địa điểm để chọn địa điểm áp dụng
Bước 5: Nhấn Lưu để lưu các thiết lập.
2.2. Phân ca làm việc
Để xác định nhân viên có làm việc tại đúng địa điểm được phân công hay không, khi phân ca, HR/quản lý có thể lựa chọn lựa chọn địa điểm làm việc cho nhân viên hoặc không:
- Nếu HR có khai báo địa điểm làm việc cho cố định cho nhân viên trên phân ca thì nhân viên cần chấm công tại đúng địa điểm đó mới được ghi nhận dữ liệu.
- Nếu HR không khai báo địa điểm làm việc thì khi nhân viên chấm công ở bất kỳ địa điểm nào có trong danh mục sẽ đều được ghi nhận dữ liệu.
Trường hợp có khai báo địa điểm làm việc cho nhân viên trên phân ca, anh chị lựa chọn 1 trong 2 cách sau:
Cách 1: Tạo bảng phân ca chi tiết:
Bước 1: Vào phân hệ Ca làm việc\ Phân ca chi tiết
Bước 2: Tại giao diện danh sách bảng phân ca chi tiết, Thêm/ Sửa bảng phân ca chi tiết
Bước 3: Giao diện bảng phân ca chi tiết, trường thông tin Địa điểm làm việc \ Chọn địa điểm làm việc cho nhân viên từ cơ cấu tổ chức của đơn vị.
Cách 2: Phân ca trực tiếp từ bảng phân ca tổng hợp:
Vào phân hệ Ca làm việc \ Bảng phân ca tổng hợp, chương trình hiển thị đầy đủ ca cùng địa điểm đã phân cho nhân viên theo các bảng phân ca chi tiết. Ngoài ra, có thể di chuyển chuột đến Ca cần chỉnh sửa \ nhấp chọn Cây viết ✎ để chỉnh sửa lại.
Trên form chọn ca, chương trình sẽ hiển thị trường Địa điểm làm việc / Hình thức làm việc để lựa chọn tương tự bảng phân ca chi tiết.
2.3. Thiết lập hình thức chấm công
2.3.1. Kết nối máy chấm công
Bước 1: Tải và Cài đặt tool iHOS Chấm công để kết nối máy chấm công Tại đây
Bước 2: Tại tool Chấm công, khi kết nối với máy chấm công thì lựa chọn thêm Địa điểm cho máy.
Sau đó, khi nhân viên chấm công bằng máy, chương trình sẽ xác định được nhân viên đang chấm công tại địa điểm nào, có khớp với nơi được phân ca hay không.
Lưu ý:
- Việc xác định địa điểm chấm công chỉ được đáp ứng khi sử dụng máy chấm công
- Nếu nhân viên chấm công bằng các hình thức khác (chấm công trên ứng dụng, quản lý chấm công hộ nhân viên,…) thì mặc định là không có địa điểm làm việc
Có thể kiểm tra địa điểm chấm công của nhân viên tại phân hệ Chấm công\Dữ liệu chấm công.
2.3.2. Khai báo Wi-Fi
Bước 1: Vào phân hệ Thiết lập \ Quy định chấm công
Bước 2: Chọn Chấm công trên ứng dụng \ chọn Kết nối Wi-Fi \ Danh mụcWi-Fi
Bước 3: Nhấp Thêm để thêm thông tin địa chỉ Wifi thuộc chi nhánh/đơn vị nào để chương trình có căn cứ ghi nhận dữ liệu khi nhân viên chấm công bằng điện thoại.
2.3.3. Khai báo định vị GPS
Bước 1: Vào phân hệ Thiết lập \ Quy định chấm công
Bước 2: Chọn Chấm công trên ứng dụng \ chọn Định vị GPS \ Danh mục địa điểm
Bước 3: Nhấp Thêm thông tin GPS thuộc chi nhánh/đơn vị nào để chương trình có căn cứ ghi nhận dữ liệu khi nhân viên chấm công bằng điện thoại.
2.4. Lập bảng chấm công
Khi tạo bảng chấm công cho từng phòng ban, bộ phận, chương trình sẽ dựa vào bảng phân ca và dữ liệu chấm công của nhân viên để tính toán ra số công làm việc tại từng phòng ban, bộ phận.
Lưu ý quy tắc:
- Bảng chấm công của phòng ban, bộ phận nào nào thì chỉ hiển thị các ca làm việc được phân cho phòng ban, bộ phậnđó hoặc ca không xác định địa điểm
- Nhân viên chấm công tại đúng địa điểm được phân ca thì mới được tính công