Theo dõi công

1. Tổng quan

Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách theo dõi và quản lý ngày công của cán bộ nhân viên (CBNV) trên phần mềm. Việc theo dõi công giúp ghi nhận chính xác thời gian làm việc, nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, làm thêm… của từng CBNV trong tháng. Từ đó làm căn cứ để tính và chi trả lương, phụ cấp đúng theo thời gian làm việc, nghỉ hoặc thai sản của từng cán bộ nhân viên.

Thông tin công sau khi được khai báo trên hệ thống sẽ là căn cứ để lập bảng chấm công, kiểm tra tình hình làm việc của CBNV và thực hiện tính lương tại đơn vị.

Lưu ý: Hướng dẫn này dùng cho trường hợp đơn vị không kết nối với iHOS chấm công

2. Các bước thực hiện

2.1. Chế độ xem Loại công

1. Anh/chị vào Theo dõi công, chọn chế độ xem là Loại công.

2. Nhấn vào biểu tượng lọc cạnh chế độ xem để chọn thời gian để khai báo công cho CBNV.

3. Chọn Loại công, sau đó chọn Thêm CBNV để khai báo thông tin CBNV có phát sinh nghỉ tại đơn vị.4. Nhập thông tin CBNV có phát sinh nghỉ tại đơn vị bao gồm:

• Tại Thông tin cán bộ nhân viên: chọn Tên CBNV phần mềm sẽ lấy lên thông tin Số hiệu cán bộ, Chức vụ/chức danh, Phòng ban.
• Chọn thời gian nghỉ Từ ngày, Đến ngày tương ứng, chương trình tự động tính toán số lượng ngày nghỉ.
• Để khai báo công nửa ngày anh/chị tích vào ô Có ngày công nửa ngày.Tại mục Ngày công nửa ngày, chọn ngày đầu tiên (18/09/2025) và ngày cuối cùng (19/09/2025) tương ứng với các ngày làm/nghỉ nửa ngày.
• Chọn Lưu để lưu thông tin vừa khai báo, hoặc Lưu và thêm mới để lưu và tiếp tục khai báo cho CBNV khác.

Trường hợp CBNV có thay đổi thông tin nghỉ đã khai báo trước đó, anh/chị chọn biểu tượng chiếc bút để sửa.

Nếu khai báo nhầm CBNV nghỉ trong tháng anh/chị chọn biểu tượng thùng rác để xóa CBNV khỏi danh sách.

5. Để xem danh sách cán bộ nhân viên nghỉ trong tháng, anh/chị chỉ cần chọn loại công (ví dụ: nghỉ phép, nghỉ không lương…). Phần mềm sẽ tự động hiển thị danh sách những người đã nghỉ theo loại công đó trong tháng.

2.2. Chế độ xem Bảng công

1. Để tiến hành tổng hợp công cho các CBNV, anh/chị vào menu Theo dõi công, chọn chế độ xem là Bảng công.

2. Bảng Tổng hợp công được lập dựa trên các thông tin đã thiết lập và khai báo trước đó của đơn vị bao gồm: Thiết lập thời gian làm việc, khai báo Danh sách nghỉ của các CBNV trong tháng đó.

3. Anh/chị kiểm tra công thực tế của CBNV, có thể nhập nhanh họ và tên hoặc số hiệu cán bộ để tìm kiếm nhanh thông tin CBNV.

• Nếu muốn sửa đổi/bổ sung thông tin ngày công anh/chị chọn Sửa.

• Anh/chị có thể chọn lại loại công theo từng ngày cho CBNV

• Sau đó nhấn Lưu.

2.3. In báo cáo C01 – HD: Bảng chi tiết chấm công

Cuối tháng, anh/chị lập bảng chấm công chi tiết từng ngày cho CBNV. Sau đó, tổng hợp số ngày công theo mẫu C01-HD làm căn cứ tính lương. Bảng công được lưu trữ để phục vụ kiểm tra khi cần.

Các bước thực hiện lập bảng chi tiết của CBNV như sau:

1. Sau khi anh/chị khai báo công cho CBNV xong, chọn biểu tượng máy in 🖨️ tại góc trên phải màn hình để in báo cáo C01 – HD: Bảng chi tiết công.

2. Khai báo tham số làm căn cứ lập bảng chi tiết công, sau khi khai báo xong chọn Đồng ý.

3. Phần mềm hiển thị bảng tổng hợp công, dấu “+” là đủ công, các ký hiệu nghỉ lấy từ thiết lập, ví dụ: CÔ là nghỉ do con ốm và không được hưởng lương.

4. Để in bảng chấm công để lưu trữ anh/chị chọn biểu tượng In, hoặc tài bản PDF về máy chọn biểu tượng tải xuống

3. Lưu ý

Ký hiệu chấm công trên bảng công được lấy theo khai báo thiết lập mức hưởng theo từng loại nghỉ. Nếu ký hiệu chấm công trên bảng công hiển thị chưa đúng, hãy kiểm tra lại ký hiệu đã khai báo và thông tin quá trình công của nhân viên đã đúng với loại nghỉ tương ứng hay chưa.

Để sửa thông tin nghỉ (không lương, thai sản…), hoặc khi tính lương thấy thông tin nghỉ chưa đúng , anh/chị vào Theo dõi công → chọn chế độ xem Loại công → chọn loại nghỉ (ví dụ: nghỉ phép, nghỉ không lương). Phần mềm sẽ hiển thị danh sách nhân viên đã nghỉ theo loại đó trong tháng, anh/chị kiểm tra và chỉnh sửa lại nếu cần.