Bảo dưỡng

1. Tổng quan

Hàng năm, đơn vị quản lý tài sản cần đảm bảo tài sản luôn hoạt động ổn định, vì vậy cán bộ quản lý phải xây dựng kế hoạch bảo dưỡng định kỳ cho từng loại tài sản.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập kế hoạch bảo dưỡng, giúp theo dõi tiến độ hiệu quả, từ đó đảm bảo tài sản hoạt động tốt, đồng thời chủ động trong công tác quản lý.

Tổng quan gồm

• Lập kế hoạch bảo dưỡng
• Thêm nhật ký bảo dưỡng
• Theo dõi nhật ký bảo dưỡng của từng tài sản.

2. Các bước thực hiện

2.1. Lập kế hoạch bảo dưỡng

Bước 1: Vào menu Bảo dưỡng\tab Kế hoạch bảo dưỡng\ nhấn Thêm kế hoạch

Bước 2: Khai báo các thông tin liên quan tới kế hoạch bảo dưỡng gồm:

• Tên kế hoạch – Thông tin bắt buộc nhập 

• Ngày lập kế hoạch– Thông tin bắt buộc nhập

• Định kỳ theo – Chọn kỳ bảo dưỡng theo tuần/tháng/quý – Thông tin bắt buộc nhập 

• Đơn vị quản lý – Thông tin bắt buộc nhập 

• Người lập kế hoạch

• Ghi chú
• Đính kèm tệp

Bước 3: Chọn tài sản vào kế hoạch bảo dưỡng.

Nhấn Chọn tài sản.

• Anh/chị khai báo thêm 1 số thông tin:

  • Đơn vị quản lý

  • Thời gian bảo dưỡng tiếp theo: Có thể lựa chọn theo kỳ hoặc tính đến ngày. 

    • Lựa chọn hình thức lập kế hoạch:

      • Theo Kỳ: Hệ thống sẽ lọc ra các tài sản có ngày bảo dưỡng tiếp theo thuộc vào kỳ mà anh/chị đã chọn.
        • Ví dụ: Chọn kỳ tháng 3 để lấy tất cả tài sản có lịch bảo dưỡng rơi vào tháng này.
      • Tính đến ngày: Hệ thống sẽ lọc ra tất cả các tài sản có ngày bảo dưỡng tiếp theo nằm trong khoảng thời gian từ đầu năm đến ngày anh/chị chọn.
        • Ví dụ: Chọn ngày 30/06 để quét toàn bộ các tài sản “nợ” bảo dưỡng hoặc đã đến hạn từ đầu năm đến hết ngày 30/06.
  • Nhấn Lấy dữ liệu

• • Tích chọn 1 hoặc nhiều tài sản anh/chị muốn thêm vào kế hoạch bảo dưỡng. 

  • Nhấn Xác nhận

Bước 4: Khai báo thông tin liên quan đến kế hoạch bảo dưỡng

• Chương trình bổ sung danh sách các tài sản vào kế hoạch bảo dưỡng.
• Anh/chị thực hiện khai báo thêm các thông tin liên quan tới tài sản gồm: Thời gian bảo dưỡng dự kiến; Ngày bảo dưỡng dự kiến; Người thực hiện; Chi phí dự kiến..

Bước 5: Nhấn Lưu.

• Sau khi thêm kế hoạch bảo dưỡng vào phần mềm, anh/chị có thể nhấn nút Sửa/In/ Xóa để chỉnh sửa thông tin, in kế hoạch hoặc xóa kế hoạch bảo dưỡng.

• • Lưu ý: Anh/ chị cần di chuột vào từng dòng kế hoạch trong danh sách để hiển thị chức năng Sửa/ In/ Xóa

2.2. Thêm nhật ký bảo dưỡng

Bước 1: Vào menu Bảo dưỡng\tab Nhật ký bảo dưỡng\ nhấn Thêm nhật ký

Bước 2: Cập nhật các thông tin trong nhật ký bảo dưỡng gồm:

Thông tin tài sản

• Chương trình tự động điền các thông tin tài sản theo dữ liệu anh/chị đã khai báo. Anh/chị chọn Tên tài sản

Thông tin bảo dưỡng

• Khai báo các thông tin như:

  • Đơn vị bảo dưỡng

  • Người thực hiện

  • Ngày thực hiện bảo dưỡng

  • Tình trạng trước bảo dưỡng

  • Loại bảo dưỡng

  • Phương án bảo dưỡng

  • Hình thức bảo dưỡng

  • Đơn vị cung cấp dịch vụ

  • Chi phí

Bảng kê vật tư sử dụng

• Anh/chị nhập Tên vật tư, đơn vị tính, số lượng và giá trị.
  

Bước 3: Sau khi khai báo xong thông tin, nhấn Lưu.

• Sau khi thêm nhật ký bảo dưỡng vào phần mềm, anh/chị có thể nhấn nút Sửa/Xóa để chỉnh sửa thông tin hoặc xóa nhật ký  bảo dưỡng.

 

2.3. Theo dõi lịch sử bảo dưỡng của từng loại tài sản

Bước 1: Vào Tài sản\Danh sách tài sản

Bước 2: Kích chuột vào dòng tài sản cần xem\ chọn tab Lịch sử bảo dưỡng bên dưới chi tiết để xem các thông tin về bảo dưỡng chi tiết cho từng loại tài sản.