1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn anh/chị quản lý việc cấp phát (xuất kho) vật tư, thiết bị y tế từ kho đến các Khoa/Phòng đảm bảo đầy đủ nghiệp vụ, kiểm soát quy trình xét duyệt, theo dõi tồn kho chính xác, cập nhật hồ sơ tài sản và xuất báo cáo kịp thời.
Tổng quan gồm:
- Lập phiếu cấp phát (xuất kho)
- Sửa/Xóa phiếu cấp phát (xuất kho)
2. Các bước thực hiện
2.1. Lập phiếu cấp phát
Bước 1: Vào Cấp phát. Nhấn Thêm phiếu cấp phát
Bước 2: Khai báo thông tin chung trên phiếu cấp phát
- Số phiếu cấp phát
- Ngày cấp phát
- Số phiếu nhập kho
- Đơn vị quản lý
- Người sử dụng
- Bộ phận sử dụng
Bước 3: Thêm tài sản vào phiếu cấp phát
Cách 1: Thêm tài sản từ phiếu nhập kho
- Nhấn Thêm tài sản từ phiếu nhập kho
- Chọn số phiếu nhập kho sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
- Tích chọn 1 hoặc nhiều tài sản muốn thêm vào phiếu cấp phát. Nhấn Xác nhận.
- Chương trình đã thêm danh sách tài sản vào phiếu cấp phát. Anh/chị có thể thực hiện sửa/nhân bản/xóa tài sản.
Lưu ý:
- Sau khi chọn tài sản từ phiếu nhập kho, anh/chị vui lòng cập nhật số lượng cấp phát. Số lượng này sẽ được hệ thống tự động cập nhật vào cột Thực xuất trên phiếu nhập kho.
- Trường hợp số lượng tài sản/CCDC trong phiếu chưa được cấp phát hết, anh/chị có thể tiếp tục chọn phiếu nhập kho đó để thực hiện cấp phát cho đến khi hết số lượng.
- Nếu toàn bộ tài sản/CCDC trong phiếu đã được cấp phát hết, khi chọn lại phiếu này để nhập kho lần tiếp theo, hệ thống sẽ hiển thị thông báo: “Phiếu nhập kho không có tài sản/CCDC còn có thể cấp phát.”
Cách 2: Thêm trực tiếp tài sản
- Nhấn Thêm tài sản
- Khai báo thông tin tài sản
*Thông tin chung
-
- Anh/chị cập nhật đầy đủ các thông tin bắt buộc như: Nhóm tài sản; Tên tài sản; Lý do tăng; Số lượng.
- Khai báo thêm các thông tin khác: Nước sản xuất, năm sản xuất, model…
*Thông tin thiết bị y tế
-
- Tích chọn là thiết bị y tế nếu như thuộc loại tài sản thiết bị y tế
- Khai báo thêm các thông tin liên quan: Phân loại thiết bị y tế, Số lưu hành, Tên chủ sở hữu; Địa chỉ; Số lô, Ngày sản xuất, Hạn sử dụng..vv..
- Nếu tài sản là tài sản hệ thống, tích chọn Là hệ thống. Sau đó nhấn Thêm bộ phận đi kèm để khai báo thêm thông tin
-
- Nhập các thông tin bắt buộc như Tên bộ phận, Mã bộ phận; Bộ phận sử dụng và cung cấp thêm các thông tin khác như Thông tin bảo dưỡng; Thông tin kiểm định; Thông tin kiểm xạ; Thông tin hiệu chuẩn..
-
- Nhấn Lưu
- Chương trình đã thêm danh sách tài sản vào phiếu nhập kho. Anh/chị có thể thực hiện sửa/xóa tài sản.
- Sau đó nhấn Lưu để hoàn tất.
2.2. Sửa/Xóa phiếu cấp phát (xuất kho)
- Vào Cấp phát, chương trình hiển thị danh sách phiếu xuất kho anh/chị đã nhập trên phầm mềm
- Di chuột đến dòng chứng từ cấp phát cần sửa hoặc xóa, nhấn biểu tượng Sửa để thực hiện chỉnh sửa thông tin hoặc nhấn biểu tượng thùng rác để xóa phiếu xuất kho đã tạo
