Vấn đề thường gặp khi khai báo hồ sơ Cán bộ nhân viên

Trả lời: Các thông tin về địa chỉ như Thông tin nơi sinh, Thông tin quê quán, Hộ khẩu thường trú, Nơi ở hiện nay anh/chị điền theo địa chỉ mới sau sáp nhập.

Để biết được địa chỉ mới sau sáp nhập, anh/chị (CBTC, CBNV) kiểm tra trên các kênh thông tin của Nhà nước, Chính phủ hoặc địa phương.

Nguyên nhân: Do trong quá trình phụ cấp, đã có bản ghi phụ cấp khác có cùng thời gian hưởng với phụ cấp đang nhập.

Ví dụ: Đã có bản ghi phụ cấp với thời gian: Từ 1/7/2024 đến 1/7/2025, nếu khai báo thêm phụ cấp cùng loại ngày hưởng từ 1/1/2025, phần mềm sẽ báo trùng, do trùng khoản thời gian hưởng với phụ cấp cũ.

Giải pháp: Anh/chị kiểm tra lại các bản ghi Phụ cấp đã nhập tại mục 3. Lương, phụ cấp

• Nếu đã có rồi thì không cần khai báo thêm.
• Nếu bản ghi phụ cấp cũ đang sai ngày, cần sửa lại ngày (Từ ngày – Đến ngày) cho đúng trước khi khai báo thêm bản ghi phụ cấp mới.
• Nếu đã xóa một bản ghi nhưng phần mềm vẫn báo trùng, có thể bản ghi đó đang ở trạng thái xóa (chưa được xóa hoàn toàn). Khi đó, anh/chị cần liên hệ CBTC để phê duyệt xóa hẳn bản ghi trên hồ sơ, sau đó thực hiện khai báo lại phụ cấp đúng.

Trả lời: Đối với văn bằng lý luận chính trị, anh/chị lựa chọn hoặc nhập hình thức đào tạo tương ứng với hình thức đào tạo trên văn bằng được nhận (Chính quy, Tại chức, Tập trung, Bán tập trung, Liên thông, Vừa học vừa làm, Cử tuyển, Chuyên tu, Từ xa, Liên kết đào tạo quốc tế). 

Ví dụ: Trung cấp lý luận chính trị có thể được đào tạo theo hình thức tập trung, bán tập trung hoặc vừa học vừa làm.

Trả lời: Để thay đổi ảnh đại diện trên hồ sơ CBNV, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Mở Hồ sơ CBNV cần sửa/Nhấn Sửa

Bước 2: Tại khu vực ảnh đại diện trên hồ sơ CBNV, nhấn vào hình máy ảnh (góc dưới bên phải của hình đại diện)

Bước 3: Chọn ảnh đại diện có sẵn trên máy tính và tải lên file ảnh mới (định dạng .png, .jpg, .jpeg, dung lượng tối đa 5MB)/Nhấn Open.

Bước 4: Sau khi chọn, ảnh đại diện sẽ hiển thị trên hồ sơ CBNV/Nhấn Lưu để lưu lại.

Trả lời: Trường hợp khi anh/chị sửa thông tin bản ghi, khi lưu có hiển thị đánh dấu đỏ nhỏ ở góc trên bên phải không có vấn đề, anh/chị bỏ qua và tiếp tục sửa tiếp, hoặc nhấn Lưu để lưu lại hồ sơ sau khi sửa.

Nguyên nhân: Khi thêm mới quá trình lương tại mục 3. Lương, phụ cấp trên hồ sơ bị báo Trên hồ sơ có tồn tại bản ghi nâng lương…-…Vui lòng kiểm tra lại thông tin hoặc điều chỉnh lại thời gian hưởng bản ghi mới, nguyên nhân do đã có bản ghi quá trình lương khác trùng khỏang thời gian và ngày hưởng với quá trình lương đang nhập.

Giải pháp: Anh/chị kiểm tra lại các quá trình lương đã nhập tại mục 3. Lương, phụ cấp trên hồ sơ, nếu đã có bản ghi quá trình lương cùng thông tin với bản ghi đang nhập thì anh/chị không cần khai báo thêm nữa.

Nguyên nhân: Thông tin Lý do nâng lương nằm trong phần Quá trình lương, không phải ở mục Lương ngạch, bậc hiện tại (mục này chỉ hiển thị thông tin tự động).

Giải pháp: Anh/chị mở từng bản ghi quá trình lương và kiểm tra thông tin Lý do nâng lương ở từng bản ghi (Lý do nâng lương nằm ở cuối bản ghi quá trình lương).

Nguyên nhân: Trường hợp anh/chị nhập Ngày vào đơn vị trên mục 1. Thông tin chung bị báo Ngày vào đơn vị phải nhỏ hơn hoặc bằng Từ ngày của quá trình công tác trong đơn vị nhỏ nhất, là do Ngày vào đơn vị đang để sau thông tin Từ ngày trên bản ghi Quá trình công tác tại đơn vị đầu tiên ở mục 2. Quá trình công tác.

Ví dụ: Quá trình công tác tại đơn vị đầu tiên có Từ ngày là 15/04/2026, nhưng anh/chị nhập Ngày vào đơn vị là 16/04/2026 thì sẽ bị báo lỗi trên. Phải vào đơn vị (tức có Ngày vào đơn vị) rồi mới có quyết định công tác và nhập quá trình công tác.

Giải pháp: Anh/chị nhập lại thông tin Ngày vào đơn vị trước hoặc bằng Từ ngày của Quá trình công tác tại đơn vị đầu tiên ở mục 2. Quá trình công tác.

Trả lời: Trường hợp anh/chị vào sửa hồ sơ CBNV nhưng chữ Thêm bị mờ/khóa/ẩn, là do anh/chị chưa nhấn Sửa để sửa hồ sơ.

Giải pháp: Anh/chị nhấn Sửa (góc trên bên phải giao diện) để sửa hồ sơ, khi đó nút Thêm sẽ mở khóa để anh/chị khai báo thêm.

Trả lời: Khi Admin sửa thông tin trên hồ sơ CBNV và bấm Lưu, dữ liệu sẽ được cập nhật ngay trên hệ thống. CBNV chỉ cần tải lại trang (F5) hoặc đăng nhập lại là sẽ thấy thông tin mới.
Không cần đăng nhập vào tài khoản CBNV để sửa lại hay gửi phê duyệt, vì dữ liệu giữa 2 tài khoản được đồng bộ tự động.

Nguyên nhân: Trường hợp khi anh/chị thêm mới/sửa quá trình công tác, Phòng ban bị ẩn/khóa/nền xám không chọn hoặc sửa được, là do anh/chị đang chọn Đơn vị công tác không đúng (không phải đơn vị hiện tại của CBNV), nên hệ thống sẽ không hiển thị danh sách Phòng ban tương ứng.

Giải pháp: Trên giao diện Thêm/Sửa quá trình công tác, anh/chị:

• Kiểm tra lại trường Đơn vị công tác (tại góc trên bên phải, bên dưới thông tin về Quyết định về việc và Ngày quyết định) khi khai báo Quá trình công tác, chọn đúng đơn vị hiện tại mà CBNV đang làm việc (chính là đơn vị của anh/chị).
• Sau đó, hệ thống sẽ tự động hiển thị lại danh sách Phòng ban để anh/chị lựa chọn.

Trả lời: Phần mềm QLCB hiện tại chưa có cách nào để xem tỷ lệ hoàn thành hồ sơ của từng CBNV. Anh/chị có thể mở hồ sơ và xem chi tiết các thông tin đã nhập ở từng mục trong hồ sơ.

Nếu cần cập nhật thông tin cá nhân trên tài khoản MISA ID lên 100%, anh/chị nhấn Cập nhật ngay và bổ sung các thông tin còn thiếu.

Nếu cần cập nhật để hoàn thiện thông tin trên hồ sơ, anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào Xem hồ sơ của mình.

Bước 2: Chọn Sửa để cập nhật các thông tin cần thiết.

Bước 3: Rà soát và điền đầy đủ thông tin tại từng mục (Thông tin chung, Quá trình công tác, Lương, Trình độ, v.v.).

Bước 4: Nhấn Lưu (góc trên bên phải) để lưu hồ sơ.

Nếu cần hướng dẫn chi tiết từng mục thông tin, anh/chị xem thêm tại: Hướng dẫn Cán bộ nhân viên cập nhật/bổ sung thông tin trên hồ sơ.

Trả lời: Hiện tại, phần mềm MISA CBQL chưa hỗ trợ chức năng tự động kiểm tra hồ sơ đã đầy đủ/hoàn thiện hay chưa.

Để kiểm tra, anh/chị có thể:

• Mở từng hồ sơ cần xem
• Kiểm tra chi tiết thông tin đã nhập tại từng mục trong hồ sơ (các tab/thông tin liên quan)

Từ đó, anh/chị sẽ xác định được những phần còn thiếu để bổ sung.

Trả lời: Trường hợp phần mềm báo lỗi Loại cán bộ trên thông tin cá nhân đang khác với Loại cán bộ trên Quá trình công tác mới nhất khi anh/chị sửa loại cán bộ, là do Loại cán bộ ở Thông tin chung và ở Quá trình công tác mới nhất đang không trùng nhau..

Giải pháp: Anh/chị kiểm tra lại Loại cán bộ ở Thông tin chung và ở Quá trình công tác mới nhất, nếu:

• Nếu Loại cán bộ ở Quá trình công tác mới nhất là đúng → chọn Cập nhật và lưu để phần mềm tự đồng bộ lại Thông tin chung.
• Nếu Loại cán bộ ở Quá trình công tác mới nhất là sai → chọn Bỏ qua và lưu, sau đó vào Quá trình công tác mới nhất để sửa lại cho đúng.

Trả lời: Để sửa CBNV thành lao động hợp đồng hay hợp đồng NĐ 111, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Thêm mới Quá trình công tác (thuộc mục 2. Quá trình công tác trên hồ sơ CBNV) với loại cán bộ là Lao động hợp đồng.

Bước 2: Sửa thông tin Loại cán bộ ở mục 1. Thông tin chung là Lao động hợp đồng  

Bước 3: Vào mục 9. Hợp đồng, khai báo thêm hợp đồng theo Nghị định 111 theo hướng dẫn tại đây. Tại trường Ngày hết hiệu lực, để trống và nhấn Lưu.

Lưu ý: Thông tin Ngày hết hiệu lực cần để trống (để có hiệu lực đến ngày hiện tại). Nếu Ngày hết hiệu lực của hợp đồng Nghị định 111 được nhập và đã là ngày trong quá khứ, phần mềm sẽ hiểu hợp đồng 111 đã hết hiệu lực và CBNV sẽ được đưa về trường hợp Lao động hợp đồng thông thường.

Trả lời: Để chuyển CBNV từ lao động hợp đồng sang viên chức, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Thêm mới Quá trình công tác (thuộc mục 2. Quá trình công tác trên hồ sơ CBNV) với loại cán bộ là Viên chức.

Bước 2: Sửa thông tin Loại cán bộ ở mục 1. Thông tin chung là Viên chức và Lưu để lưu lại thông tin mới.

Trả lời: Biểu đồ Cơ cấu cán bộ nhân viên tại giao diện Tổng quan lấy thông tin loại cán bộ tại Quá trình công tác mới nhất.

Để sửa lại cơ cấu cán bộ nhân viên, CBTC (admin) thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Hồ sơ/Hồ sơ CBNV/Mở hồ sơ của CBNV đang sai và chọn đúng loại cán bộ tại:

• Quá trình công tác gần nhất (thuộc mục 2. Quá trình công tác)
• Và Loại cán bộ ở mục 1. Thông tin chung

Bước 2: Tại màn hình Tổng quan, anh/chị nhấn nút Nạp (hình mũi tên xoay vòng góc trên bên phải) để phần mềm cập nhật lại.

Nguyên nhân: Khi sửa hồ sơ báo lỗi Đã có lỗi xảy ra trong quá trình gửi yêu cầu lên máy chủ. Nhấn F5 để thử lại, nếu vẫn có lỗi vui lòng liên hệ MISA để được trợ giúp, có thể do lỗi mạng ở máy anh/chị hoặc hệ thống MISA đang chậm, treo.

Giải pháp: Anh/chị nhấn F5 để thử lại, nếu vẫn có lỗi vui lòng liên hệ MISA để được trợ giúp.

Trả lời: Khi khai báo/chỉnh sửa thông tin trên hồ sơ CBNV, tại mục 1. Thông tin chung, thông tin Họ và tên do CBTC sẽ tự khai báo/chỉnh sửa, CBNV không khai báo được thông tin này.

Vì vậy chỉ có CBTC mới có thể chỉnh sửa, viết hoa lại họ và tên CBNV.

Trả lời: Khi tiếp nhận CBNV bị sai phòng ban, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào phần Hồ sơ cán bộ, chọn hồ sơ CBNV bị tiếp nhận sai phòng ban

Bước 2: Mở Quá trình công tác mới nhất được sinh từ quyết định tiếp nhận và chọn lại đúng phòng ban cần cập nhật.

Bước 3: Nhấn Lưu để lưu thông tin sau khi chỉnh sửa.

Trả lời: Lỗi xảy ra do email trên hồ sơ hiện tại đang được sử dụng bởi cán bộ nhân viên khác, khiến anh/chị không thể lưu hồ sơ hiện tại.

Giải pháp: Để khắc phục, nếu là CBNV thì anh/chị cần liên hệ với CBTC để thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:

• Cách 1: Xóa hồ sơ trùng (nếu hồ sơ đang báo trùng là hồ sơ dôi dư, nhập thừa)
  • Bước 1: Vào Hồ sơ \ Hồ sơ CBNV \ Tiện ích, chọn Kiểm tra hồ sơ bị trùng.
  • Bước 2: Tích chọn hồ sơ bị trùng, chọn Xóa hồ sơ và xác nhận.
• Cách 2: Thay đổi email cho cán bộ trùng (nếu cần giữ cả 2 hồ sơ)
  • Bước 1: Vào Hồ sơ \ Hồ sơ CBNV, chọn hồ sơ đang báo trùng mail, nhấn Sửa và đổi email khác.
  • Bước 2: Vào iHOS Hệ thống thay đổi email đăng nhập theo hướng dẫn tại đây.

Nguyên nhân: Thời điểm năm 2004 là mốc thời gian Nhà nước thực hiện cải cách toàn diện chính sách tiền lương và hệ thống thang, bảng lương hệ số hoàn toàn khác theo Nghị định 204/2004/NĐ-CP và Nghị định 205/2004/NĐ-CP.

Do đó, trên phần mềm cũng phân tách ra: Quá trình lương trước năm 2004 (trước thời điểm 01/10/2004) và Quá trình lương từ 2004 đến hiện tại (từ sau 01/10/2004 đến nay).

Khi nhập quá trình lương báo Ngày hưởng phải lớn hơn hoặc bằng 01/10/2004, nguyên nhân do anh/chị đang khai báo nhầm vào mục Quá trình lương từ 2004 đến hiện tại cho những quyết định lương trước thời điểm 01/10/2004.

Giải pháp: Anh/chị ấn Hủy bỏ ở quá trình lương đang khai báo và chọn Thêm QT lương trước năm 2004 để khai báo.

Trả lời: Thông tin Chức vụ trên danh sách hồ sơ CBNV lấy từ bản ghi Quá trình công tác mới nhất trên hồ sơ của CBNV đó.

Giải pháp: Cũng như thông tin Chức vụ trên Thông tin công việc hiện tại hiển thị theo quá trình công tác gần nhất.

Do vậy, để bỏ Chức vụ trên danh sách hồ sơ CBNV, anh/chị thực hiện xóa thông tin Chức vụ trên Quá trình công tác mới nhất như sau:

Bước 1: Vào Hồ sơ CBNV/Mở hồ sơ của CBNV muốn xóa thông tin chức vụ

Bước 2: Vào mục 2. Quá trình công tác, mở Quá trình công tác mới nhất lên và xóa thông tin Chức vụ. Lưu ý: Cần nhập 1 trong 2 thông tin Chức vụ hoặc Chức danh, nếu đã xóa Chức vụ thì cần phải nhập Chức danh.

Bước 3: Nhấn Lưu và kiểm tra lại thông tin trên danh sách hồ sơ CBNV.

Trả lời: Khi lưu hồ sơ cán bộ, nhân viên (CBNV), phần mềm báo lỗi Dữ liệu đơn vị công tác vượt quá số ký tự cho phép, nguyên nhân thường do thông tin Đơn vị công tác trên một hoặc nhiều bản ghi Quá trình công tác (QTCT) vượt quá giới hạn ký tự cho phép của phần mềm.

Trường hợp thường gặp là các bản ghi QTCT ngoài đơn vị đang khai báo có thông tin đơn vị cũ được nhập quá dài (bao gồm cả tên đơn vị và phòng ban), dẫn đến vượt quá 128 ký tự.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Trên hồ sơ CBNV bị báo lỗi đang mở, kiểm tra các bản ghi Quá trình công tác tại mục 2. Quá trình công tác

Bước 2: Tại các bản ghi QTCT ngoài đơn vị, kiểm tra thông tin Đơn vị công tác/Chọn lại mã ngân sách của đơn vị công tác cũ tại trường Đơn vị công tác thay vì nhập thông tin đơn vị quá dài.

Bước 3: Sau khi cập nhật lại thông tin Đơn vị công tác đúng theo mã ngân sách, anh/chị có thể lưu hồ sơ bình thường.

Trả lời: Anh/chị cần khai báo hồ sơ Lao động hợp đồng trên phần mềm để phục vụ công tác quản lý, theo dõi, lập báo cáo và đồng bộ dữ liệu lên CSDLQG (nếu Sở Nội vụ yêu cầu).

Anh/chị khai báo hồ sơ CBNV là Lao động hợp đồng theo hướng dẫn tại đây.

Khi khai báo hồ sơ, tại mục 9. Hợp đồng, anh/chị cần chọn đúng Loại hợp đồng để số liệu trên các báo cáo được tổng hợp chính xác.

Trường hợp Lao động hợp đồng đã vào đơn vị làm việc được 3 tháng nhưng sau đó nghỉ thai sản, anh/chị vẫn cần khai báo hồ sơ trên phần mềm. Đồng thời thực hiện khai báo Gián đoạn lao động và chọn Lý do gián đoạn: Nghỉ thai sản để phần mềm ghi nhận đúng tình trạng làm việc của cán bộ, nhân viên.

Trả lời: Phần mềm báo lỗi Bạn chưa xác định bản ghi có trình độ cao nhất. Vui lòng rà soát Chuyên môn (từ trung cấp trở lên cả trong nước và ngoài nước) và chọn 1 bản ghi phù hợp trước khi lưu hồ sơ khi anh/chị chưa chọn bản ghi Chuyên môn có trình độ cao nhất.

Giải pháp: Để khắc phục anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Trên hồ sơ CBNV bị báo lỗi đang mở, kiểm tra các bản ghi Chuyên môn (từ trung cấp trở lên cả trong nước và ngoài nước) tại mục 4. Trình độ, đào tạo, bồi dưỡng (hoặc nhấn Đến Chuyên môn trên thông báo của phần mềm).

Bước 2: Nhấn Sửa tại bản ghi Chuyên môn có trình độ cao nhất/Tích vào ô Trình độ cao nhất trên bản ghi/Nhấn Đồng ý.

Bước 3: Nhấn Lưu hồ sơ.

Trả lời: Để thêm/bổ sung thông tin trên hồ sơ của chính mình, CBTC thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Chỉnh sửa trực tiếp trên danh sách hồ sơ CBNV (khuyên dùng)

• Bước 1: Vào danh sách Hồ sơ CBNV, tìm đến hồ sơ của chính mình, sau đó nháy đúp chuột vào hồ sơ để mở hồ sơ chỉnh sửa thông tin.
• Bước 2: Thực hiện cập nhật, bổ sung các thông tin còn thiếu hoặc cần điều chỉnh. Nhấn Lưu để ghi nhận thay đổi.

Cách 2: Đăng nhập bằng vai trò Cán bộ nhân viên để cập nhật thông tin

• Bước 1: Đăng nhập phần mềm QLCB/Chọn biểu tượng avatar góc trên bên phải/Chọn Đăng nhập với vai trò cán bộ nhân viên
• Bước 2: Nhấn Sửa và thêm/bổ sung thông tin trên hồ sơ theo hướng dẫn tại đây
• Bước 3: Sau khi hoàn thành, nhấn Lưu để ghi nhận thay đổi,nhấn Gửi để gửi hồ sơ đến CBTC phê duyệt theo hướng dẫn tại đây
• Bước 4: Chọn biểu tượng avatar góc trên bên phải/Chọn Đăng nhập với vai trò cán bộ tổ chức để quay lại làm việc với quyền CBTC và thực hiện phê duyệt hồ sơ của chính mình.

Trả lời: Khi đã gửi hồ sơ để Admin duyệt, giáo viên/CBNV vẫn có thể chủ động chỉnh sửa hồ sơ của mình. Giáo viên đăng nhập vào hệ thống Quản lý cán bộ (QLCB) bằng chính tài khoản cá nhân, mở hồ sơ và nhấn Sửa để cập nhật, bổ sung thông tin. Sau khi hoàn tất chỉnh sửa, giáo viên thực hiện gửi lại hồ sơ cho Admin duyệt.

Giáo viên/CBNV tham khảo hướng dẫn chỉnh sửa hồ sơ và gửi CBTC duyệt tại đây: Hướng dẫn Cán bộ nhân viên cập nhật/bổ sung thông tin trên hồ sơ và gửi đến Cán bộ tổ chức phê duyệt

Trường hợp Giáo viên/CBNV vào hồ sơ nhưng nút Sửa không sáng lên để sửa thông tin, anh/chị tham khảo tại đây: CBNV không thấy nút Sửa, Lưu, Gửi hồ sơ hoặc nút Sửa bị ẩn/khóa/đóng băng tại các bản ghi thì làm thế nào?

Trả lời: Trường hợp CBNV đã cập nhật và lưu thông tin hồ sơ nhưng CBTC chưa thấy thông tin mới, nguyên nhân thường do hồ sơ bổ sung sơ yếu lý lịch (SYLL) chưa được CBTC phê duyệt.

Anh/chị thực hiện kiểm tra theo đúng quy trình sau:

Bước 1: CBNV cập nhật thông tin hồ sơ và nhấn Lưu.

Bước 2: Sau khi lưu, CBNV nhấn Gửi để gửi hồ sơ đến CBTC phê duyệt.

Bước 3: CBTC đăng nhập hệ thống và thực hiện duyệt hồ sơ bổ sung SYLL

Bước 4: Sau khi được duyệt, CBNV và CBTC mở lại hồ sơ để xem thông tin mới nhất đã được cập nhật.

Do đó, nếu CBNV mới chỉ Lưu mà chưa Gửi, hoặc CBTC chưa thực hiện phê duyệt hồ sơ, thì thông tin cập nhật sẽ chưa hiển thị đầy đủ khi xem hồ sơ.

Anh chị tham khảo hướng dẫn sau:

1. Cán bộ nhân viên cập nhật/bổ sung thông tin trên hồ sơ
2. Cán bộ nhân viên gửi đến Cán bộ tổ chức phê duyệt
3. Cán bộ tổ chức phê duyệt hồ sơ (SYLL) của CBNV

Trả lời: Có. Nếu anh/chị là nhân viên (CBNV) thì vẫn có thể tự đề xuất thay đổi phòng ban trên phần mềm, tuy nhiên thông tin chỉ được cập nhật sau khi Cán bộ tổ chức (CBTC) phê duyệt.

Anh/chị thực hiện như sau:

1. Vào Hồ sơ > Hồ sơ CBNV của mình, chọn Sửa.
2. Mở mục 2. Quá trình công tác, chọn bản ghi hiện tại hoặc thêm mới.
3. Tại trường Phòng ban, chọn phòng ban mới cần điều chuyển.
4. Nhấn Lưu và Gửi để chuyển hồ sơ cho CBTC phê duyệt.

Anh/chị tham khảo hướng dẫn tại đây: Hướng dẫn Cán bộ nhân viên cập nhật/bổ sung thông tin trên hồ sơ và gửi đến Cán bộ tổ chức phê duyệt

Ngoài ra, CBTC cũng có thể thực hiện thay đổi phòng ban cho nhân viên theo một trong hai cách:

• Thêm mới Quá trình công tác tại Hồ sơ > Hồ sơ CBNV.
• Lập Quyết định điều động nội bộ tại Biến động cán bộ > Điều động nội bộ.

Trả lời: Lỗi này xảy ra do quá trình công tác ngoài đơn vị đang khai báo có Từ ngày muộn hơn quá trình công tác trong đơn vị gần nhất.

• Nếu anh/chị bổ sung thông tin quá trình công tác cũ, chỉ khai báo các quá trình công tác ngoài đơn vị ở các năm trước quá trình công tác hiện tại trong đơn vị (ví dụ hiện tại đang làm việc tại đơn vị từ năm 2026 thì chỉ bổ sung các quá trình công tác trước năm 2026).
• Nếu anh/chị chuyển công tác sang đơn vị mới sau thời gian làm việc tại đơn vị hiện tại, không thực hiện bằng cách thêm quá trình công tác ngoài đơn vị. Thay vào đó, vui lòng liên hệ Cán bộ tổ chức (CBTC/Admin) để thực hiện điều chuyển ngoài đơn vị theo đúng quy trình.

Trả lời: Thông tin Chức vụ/Chức danh kiêm nhiệm tại phần Thông tin công việc hiện tại được lấy tự động từ Quá trình công tác gần nhất. Do đó, anh/chị không thể sửa trực tiếp tại mục này mà cần thực hiện sửa đổi tại bản ghi Quá trình công tác gần nhất tương ứng.

Để sửa, anh/chị vui lòng:

Bước 1: Mở hồ sơ CBNV, vào mục Quá trình công tác trên hồ sơ.

Bước 2: Chọn bản ghi Quá trình công tác gần nhất và nhấn Sửa.

Bước 3: Cập nhật lại thông tin Chức vụ/Chức danh kiêm nhiệm và lưu lại.

Sau khi lưu, thông tin tại phần Thông tin công việc hiện tại sẽ được cập nhật tự động. Anh/chị có thể xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Trả lời: Nếu đã khai báo Phòng ban tại Thông tin cá nhân nhưng cột Phòng ban trong Quá trình công tác vẫn để trống, nguyên nhân là anh/chị đang mở bản ghi Quá trình công tác ngoài đơn vị, nên không hiển thị thông tin Phòng ban của đơn vị hiện tại.

Giải pháp: Để cập nhật Phòng ban trong Quá trình công tác, anh/chị thực hiện như sau:

• Mở đúng bản ghi Quá trình công tác tại đơn vị cần chỉnh sửa và cập nhật lại thông tin Phòng ban.
• Nếu chưa có bản ghi Quá trình công tác tại đơn vị, anh/chị cần khai báo thêm bản ghi Quá trình công tác của đơn vị trước, và điền thông tin Phòng ban theo hướng dẫn tại đây.

Trả lời: Khi thêm khen thưởng, nếu phần mềm hiển thị cảnh báo Phòng ban được chọn đã ngừng sử dụng, vui lòng kiểm tra kỹ thông tin trước khi Đồng ý thì đây chỉ là cảnh báo, không phải lỗi ngăn lưu dữ liệu.

Anh/chị kiểm tra lại thông tin phòng ban đã chọn. Nếu thông tin đã chính xác và đúng với nhu cầu quản lý, anh/chị chỉ cần nhấn Đồng ý để tiếp tục lưu khen thưởng. Phần mềm vẫn cho phép lưu dữ liệu trong trường hợp này.

Trả lời: Nguyên nhân là do múi giờ trên máy tính đang cài đặt không đúng múi giờ Việt Nam (UTC+07:00). Khi múi giờ của máy tính bị sai, phần mềm có thể hiển thị hoặc lưu ngày tháng bị lệch dù anh/chị đã chọn đúng ngày.

Ví dụ: Nhập ngày 05/08 nhưng khi lưu hoặc kiểm tra lại thì lại lên 06/08 hoặc 07/08.

Giải pháp: Để khắc phục, anh/chị hãy kiểm tra và chỉnh lại múi giờ của máy tính về (UTC+07:00) Bangkok, Hanoi, Jakarta, sau đó cập nhật lại thông tin cá nhân và lưu lại. Sau khi múi giờ được thiết lập đúng, thông tin ngày tháng sẽ hiển thị chính xác.

Bước 1: Nhấp chuột phải vào ngày, giờ ở góc dưới bên phải màn hình, chọn Adjust date/time (Điều chỉnh ngày và giờ).

Bước 2: Tại mục Time zone, chọn (UTC+07:00) Bangkok, Hanoi, Jakarta.

Bước 3: Mở lại phần mềm, sửa lại thông tin ngày tháng và Lưu. Sau đó kiểm tra lại để đảm bảo ngày tháng hiển thị đúng.