Một số vấn đề thường gặp khác trên phần mềm iHOS Nhân sự

Trả lời: Để lọc ra những CBNV là Lao động hợp đồng, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Hồ sơ CBNV/Chọn Tùy chỉnh cột (Biểu tượng hình bánh răng cưa ⚙ trên góc trên bên phải giao diện phần mềm, bên dưới chữ Tiện ích)

Bước 2: Trên giao diện Tùy chỉnh cột vừa xuất hiện, tích vào ô vuông đầu dòng Loại cán bộ, nhấn Lưu

Bước 3: Trên danh sách hồ sơ CBNV, tại cột Loại cán bộ, anh/chị chọn loại Lao động hợp đồng

Bước 4: Ấn Enter trên bàn phím máy tính, phần mềm sẽ lọc ra các CBNV là Lao động hợp đồng.

Trả lời: Để tìm kiếm hồ sơ của CBNV trên iHOS Nhân sự, anh/chị thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Vào menu Hồ sơ/Hồ sơ CBNV

Bước 2: Tại ô Họ và tên, nhập tên của CBNV cần tìm kiếm hồ sơ

Bước 3: Ấn Enter trên bàn phím máy tính, phần mềm sẽ lọc lên hồ sơ của CBNV có tên đang tìm kiếm

Bước 4: Tích đúp chuột vào hồ sơ để sửa hoặc mở từng tab ở phần thông tin chi tiết bên dưới để xem tổng quan thông tin từng mục.

Trả lời: Chỉ có Cán bộ tổ chức (Admin) ở đơn vị mới có quyền thêm Chức vụ/Chức danh.

Trường hợp CBNV không thấy chức vụ/chức danh, chức vụ/chức danh nghề nghiệp cần dùng khi chỉnh sửa hồ sơ, cần liên hệ với Cán bộ tổ chức (Admin) ở đơn vị để được hỗ trợ kiểm tra và bổ sung thêm (nếu thiếu).

Trả lời: Để xem số lượng cán bộ viên chức của đơn vị, anh/chị thực hiện như sau:

Cách 1: Xem Cơ cấu cán bộ nhân viên ở màn hình Tổng quan:

• Bước 1: Vào Tổng quan/Chọn Đơn vị tôi
• Bước 2: Xem tổng số lượng viên chức ở biểu đồ Cơ cấu cán bộ nhân viên

Cách 2: Xem tại Hồ sơ/Hồ sơ CBNV:

• Bước 1: Vào Hồ sơ CBNV/Chọn Tùy chỉnh cột (Biểu tượng hình bánh răng cưa ⚙ góc trên bên phải giao diện phần mềm, bên dưới chữ Tiện ích)

• Bước 2: Trên giao diện Tùy chỉnh cột vừa xuất hiện, tích vào ô vuông đầu dòng Loại cán bộ, nhấn Lưu

• Bước 3: Trên danh sách hồ sơ CBNV, tại cột Loại cán bộ, anh/chị chọn loại Viên chức

• Bước 4: Ấn Enter trên bàn phím máy tính, phần mềm sẽ lọc ra các CBNV là Viên chức. Anh/chị xem tổng số CBNV là Viên chức tại đây.

Trả lời: Trường hợp có giáo viên chết/mất đột ngột, anh/chị thực hiện theo các cách sau:

Cách 1: Cập nhật “Đã mất” trên hồ sơ CBNV:

• Bước 1: Vào Hồ sơ/Hồ sơ CBNV/Tìm đến hồ sơ của giáo viên vừa mất
• Bước 2: Tại mục 1.Thông tin chung, tích vào ô “Đã mất” tại Thông tin cá nhân khác.
• Bước 3: Nhấn Lưu, hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái Nghỉ việc trên danh sách Hồ sơ CBNV

Cách 2: Lập Quyết định Thôi việc:

• Bước 1: Vào menu Biến động cán bộ > Thôi việc > Thêm quyết định.
• Bước 2: Chọn đến giáo viên mới mất và điền thông tin quyết định, chọn Lý do thôi việc là Chết.
• Bước 3: Nhấn Lưu và chọn Đồng ý khi hệ thống thông báo Cập nhật vào hồ sơ.

Anh/chị tham khảo cách lập quyết định thôi việc tại đây.

Trả lời: Trường hợp cử viên chức đi học để nâng cao trình độ chuyên môn không chọn loại quyết định Biệt phái.

Lý do là Biệt phái được sử dụng khi cử cán bộ, viên chức đến làm việc tại cơ quan, đơn vị khác theo yêu cầu nhiệm vụ, không áp dụng cho trường hợp cử đi học.

Để bổ sung quyết định cử viên chức đi học đại học, anh/chị thực hiện trên nghiệp vụ Đào tạo, bồi dưỡng theo các bước sau:

Bước 1: Vào Đào tạo, bồi dưỡng và chọn Thêm để tạo khóa đào tạo.

Bước 2: Khai báo thông tin khóa học (tên khóa học, nội dung, thời gian, nơi đào tạo…) và Lưu.

Bước 3: Mở khóa đào tạo vừa tạo, chọn Thêm CBNV để bổ sung viên chức được cử đi học.

Bước 4: Sau khi hoàn tất, thực hiện in Quyết định cử đi học ngay tại phân hệ Đào tạo, bồi dưỡng.

Anh/chị tham khảo hướng dẫn thêm khóa đào tạo, bồi dưỡng tại đây.

Trả lời: Viên chức vẫn có thể thực hiện thao tác xóa bản ghi kỷ luật, tuy nhiên bản ghi chỉ chuyển sang trạng thái chờ xóa, chưa bị xóa khỏi hồ sơ ngay.

Để bản ghi kỷ luật bị xóa hoàn toàn, Admin phải phê duyệt yêu cầu thay đổi, bổ sung sơ yếu lý lịch của viên chức.

Nếu viên chức xóa bản ghi kỷ luật nhằm làm thay đổi hoặc làm đẹp hồ sơ, Admin có thể từ chối phê duyệt. Khi đó, bản ghi kỷ luật sẽ được giữ nguyên và tiếp tục hiển thị trên hồ sơ, đảm bảo thông tin chính xác theo thực tế.

Trả lời: Mục loại đơn vị nằm ở bản ghi Quá trình công tác, thuộc mục 2. Quá trình giảng dạy, công tác (hoặc mục 2. Quá trình công tác) trên hồ sơ CBNV.

Anh/chị tham khảo cách điền loại đơn vị tại đây.

Trả lời: Để xuất khẩu thông tin tôn giáo của CBNV và tìm CBNV chưa tích vào tôn giáo, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn menu Hồ sơ\Hồ sơ CBNV. Ở góc phải màn hình, chọn biểu tượng Tiện ích/Xuất khẩu

Bước 2: Tại mục Xuất khẩu hồ sơ, tích vào ô Tôn giáo và nhấn Đồng ý để xuất khẩu ra file Excel

Bước 3: Phần mềm xuất khẩu danh sách hồ sơ CBNV kèm thông tin tôn giáo:

• Nếu trống: Hồ sơ CBNV chưa điền tôn giáo
• Nếu hiển thị Giá trị khác ngoài danh mục: Hồ sơ CBNV đang điền thông tin tôn giáo chưa đúng theo danh mục

Bước 4: Anh/chị rà soát và chọn lại thông tin tôn giáo trên hồ sơ của CBNV đang thiếu/sai theo hướng dẫn tại đây.

Trả lời: Để kiểm tra danh sách CBNV đang ở hạng II, anh/chị vào menu Tìm kiếm thống kê và thiết lập bộ lọc như sau:

Bước 1: Vào menu Tìm kiếm thống kê/Nhấn Thêm tiêu chí và chọn tiêu chí Hạng chức danh (hạng viên chức)

Bước 2: Chọn điều kiện lọc “Là“, chọn giá trị lọc là Hạng II (hoặc các hạng khác)

Bước 3: Nhấn Xem kết quả để hiển thị danh sách viên chức thỏa mãn điều kiện.

Trả lời: Các vấn đề liên quan đến gia hạn như:

• Tôi muốn biết bao giờ đơn vị tôi hết hạn?
• Tôi muốn lấy hóa đơn gia hạn phần mềm?
• Tôi muốn báo giá và tư vấn gia hạn phần mềm?

Anh/chị vui lòng liên hệ MISA để được hỗ trợ.

Trả lời: Phần mềm không hỗ trợ quản lý chi tiết quá trình tham gia BHXH của CBNV. Tuy nhiên, nếu hồ sơ CBNV đã khai báo Ngày tham gia BHXH tại Mục 1. Thông tin chung, có thể xem ngày tham gia BHXH của toàn bộ CBNV tại Tìm kiếm thống kê.

Bước 1: Vào Tìm kiếm thống kê/Nhấn Xem kết quả/Trên danh sách CBNV bên phải, chọn Tùy chình cột

Bước 2: Tìm và tích chọn Ngày tham gia BHXH → nhấn Đồng ý

Bước 3: Phần mềm hiển thị thêm cột Ngày tham gia BHXH. Nếu hồ sơ CBNV đã khai báo thông tin này tại Mục 1. Thông tin chung, ngày tham gia BHXH sẽ được hiển thị tại đây.

Trả lời: Nếu hồ sơ đã điền thông tin chuyên môn nhưng khi báo cáo lên Sở vẫn báo thiếu, nguyên nhân thường do tại bản ghi Quá trình đào tạo/Chuyên môn chưa khai báo Chuyên ngành đào tạo.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện bổ sung Chuyên ngành đào tạo như sau:

Bước 1: Mở hồ sơ của CBNV đang bị báo thiếu thông tin

Bước 2: Vào mục 4. Trình độ, đào tạo, bồi dưỡng, tại phần Chuyên môn, anh/chị kiểm tra và bổ sung thông tin Chuyên ngành đào tạo vào các bản ghi Chuyên môn còn thiếu.

Bước 3: Lưu hồ sơ và thực hiện đồng bộ/báo cáo lại.

Trả lời: Do hồ sơ CBNV đang được tích chọn “Đã mất”, nên hệ thống tự động chuyển trạng thái CBNV thành “Nghỉ việc”. Anh/chị kiểm tra và bỏ tích “Đã mất” trên hồ sơ CBNV, sau đó kiểm tra lại trạng thái.

Giải pháp: Anh/chị kiểm tra và bỏ tích “Đã mất” trên hồ sơ CBNV, sau đó kiểm tra lại trạng thái như sau:

Bước 1: Mở hồ sơ của CBNV đang bị sai trạng thái

Bước 2: Vào mục 1. Thông tin chung, kiểm tra và bỏ tích Đã mất tại phần Thông tin cá nhân khác.

Bước 3: Lưu hồ sơ và kiểm tra lại trạng thái trên danh sách.

Trả lời: Trường hợp hồ sơ CBNV đã được CBTB duyệt và thông tin trên máy CBTC đã cập nhật nhưng máy CBNV vẫn hiển thị dữ liệu cũ, nguyên nhân có thể do máy CBNV đang cài đặt sai múi giờ.

Cách xử lý: Kiểm tra và chỉnh lại múi giờ trên máy CBNV về (UTC+07:00) Bangkok, Hanoi, Jakarta. Sau khi chỉnh múi giờ, mở lại MISA QLCB và kiểm tra hồ sơ, thông tin đã cập nhật sẽ được hiển thị đúng.

Bước 1: Nhấp chuột phải vào ngày, giờ ở góc dưới bên phải màn hình, chọn Adjust date/time (Điều chỉnh ngày và giờ).

Bước 2: Tại mục Time zone, chọn (UTC+07:00) Bangkok, Hanoi, Jakarta.

Bước 3: Mở lại phần mềm và kiểm tra hồ sơ, thông tin đã cập nhật sẽ được hiển thị đúng.

Trả lời: Trường hợp các con số trong khung Ngày hưởng lương, Đến ngày… bị nhảy số hoặc hiển thị không ổn định trong khi các vị trí khác vẫn bình thường, nguyên nhân có thể do thiết lập Language preferences trên máy tính đang để VIE.

Giải pháp: Anh/chị thực hiện chuyển VIE về ENG như sau:

Bước 1: Nhấn chuột vào chữ VIE tại góc dưới cùng bên phải màn hình máy tính, chọn ENG

Bước 2: Mở lại phần mềm và nhập số lại.

Trả lời: Để tải hồ sơ/sơ yếu lý lịch về máy lưu trữ, anh/chị thực hiên như sau:

Bước 1: Anh/chị đăng nhập iHOS Nhân sự bằng tài khoản của mình và vào Xem hồ sơ

Bước 2: Nhấn In (biểu tượng máy in góc trên bên phải) và chọn mẫu sơ yếu cần in.

Bước 3: Trên mẫu biểu đang mở, nhấn Lưu (góc trên bên trái) và chọn định dạng muốn xuất khẩu (PDF, Word, Excel).

Anh/chị tham khảo hướng dẫn chi tiết tại đây.

Ngoài ra, đối với CBTB, để in/tải hồ sơ/sơ yếu lý lịch của CBNV, anh/chi có thể:

• Cách 1: Vào Báo cáo/Xem báo cáo đơn vị tôi (hoặc Xem báo cáo tôi quản lý)/Chọn Hồ sơ và chọn mẫu sơ yếu cần in. Khi báo cáo hiện ra, chị chọn Lưu (góc trên bên trái) và chọn định dạng PDF, Word, Excel để tải về máy theo hướng dẫn tại đây.
• Cách 2: Vào Hồ sơ/Hồ sơ CBNV/Chọn CBNV cần in/Chọn In (góc trên bên phải) và chọn mẫu sơ yếu cần in. Khi báo cáo hiện ra, chị chọn Lưu (góc trên bên trái) và chọn định dạng PDF, Word, Excel để tải về máy

Trả lời: Để xem và xuất danh sách CBNV sắp đến hạn thực hiện các nghiệp vụ như nâng bậc lương, nâng phụ cấp, nghỉ hưu, hết hạn hợp đồng, hết hạn chứng chỉ…, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào màn hình Tổng quan, tab Nhắc việc, có thể theo dõi ngay danh sách công việc cần làm trong đơn vị, như: CBNV sắp hết kỳ được bổ nhiệm, CBNV sắp được nâng bậc lương, CBNV sắp hết hạn luân chuyển, CBNV sắp nghỉ hưu…

Bước 2: Chọn mục cần xem, ví dụ CBNV sắp được nâng bậc lương. Sau đó chọn Xuất khẩu để xuất danh sách CBNV ra file Excel.

Ví dụ: Xem Danh sách CBNV sắp được nâng bậc lương

Ngoài danh sách CBNV sắp được nâng bậc lương, tại Tổng quan → Nhắc việc, anh/chị có thể xem và xuất các danh sách:

• CBNV sắp hết kỳ được bổ nhiệm.
• CBNV sắp được nâng bậc lương.
• CBNV sắp được nâng PCTNVK (Phụ cấp thâm niên vượt khung).
• CBNV sắp được nâng PCTNN (Phụ cấp thâm niên nghề).
• CBNV sắp hết hạn luân chuyển.
• CBNV sắp nghỉ hưu.
• CBNV đã đến thời gian nghỉ hưu.
• CBNV sắp sinh nhật.
• CBNV sắp hết hạn hợp đồng.
• CBNV có chứng chỉ sắp hết hạn.
• CBNV sắp được nâng lương trước thời hạn do lập thành tích xuất sắc.
• CBNV sắp được nâng lương trước thời hạn do có thông báo nghỉ hưu.
• CBNV nghỉ thai sản sắp đi làm trở lại.

Trả lời: Để xuất khẩu danh sách chi tiết thông tin địa chỉ thường trú của CBNV, anh/chị thực hiện như sau:

Bước 1: Vào Hồ sơ/Hồ sơ CBNV/Nhấn Tiện ích/Xuất khẩu

Bước 2: Chọn các thông tin cần xuất khẩu (Ví dụ Hộ khẩu thường trú, Thông tin quê quán, Nơi ở hiện nay, Thông tin nơi sinh…) và nhấn Đồng ý

Bước 3: File excel xuất khẩu sẽ bao gồm thông tin chi tiết Tỉnh/Thành phố, Xã/Phường và Địa chỉ cụ thể của từng CBNV

Lưu ý: Nếu không cần xuất chi tiết Địa chỉ (số nhà, đường…), chỉ cần xuất thông tin Tỉnh/Thành phố, Xã/Phường của CBNV, anh/chị vào Tìm kiếm thống kê để xuất khẩu theo hướng dẫn tại đây.