1. Tổng quan
Mục đích: Hướng dẫn HR tạo và quản lý bảng tổng hợp nghỉ phép cho nhân viên, theo dõi tình hình sử dụng phép của nhân viên qua các chỉ số như số ngày phép của năm, số ngày phép đã sử dụng theo từng tháng, số ngày phép còn lại,… Từ đó làm căn cứ để nhân viên lập đơn xin nghỉ phép.
Nội dung:
- Tạo bảng tổng hợp nghỉ phép
- Theo dõi tình hình nghỉ phép
- Lập bảng theo chu kỳ tùy chọn
Phạm vi áp dụng: HR, Quản lý nhân sự, Trưởng phòng/ban có nhu cầu theo dõi nghỉ phép. nhân viên.
2. Các bước thực hiện
Tại phân hệ Quản lý đơn\Bảng tổng hợp ngày nghỉ: Hiển thị bảng tổng hợp ngày nghỉ của đơn vị theo từng năm.
2.1. Tạo bảng tổng hợp ngày nghỉ
Hàng năm, Cán bộ thực hiện tạo bảng tổng hợp ngày nghỉ cho CBNV trong bệnh viện mình quản lý.
Lưu ý: Nên tạo bảng từ cuối năm trước để CBNV có thể xin nghỉ phép trước cho năm sau (Ví dụ: đến gần cuối năm 2025 thì tạo luôn bảng tổng hợp ngày nghỉ cho năm 2026).
Bước 1: Vào phân hệ Quản lý đơn \ Bảng tổng hợp ngày nghỉ
Bước 2: Nhấn icon → mũi tên kế cột Số năm để chuyển sang năm mới lập bảng tổng hợp ngày nghỉ chương trình sẽ tự động tính toán số ngày phép trong năm mới của nhân viên để làm căn cứ làm đơn xin nghỉ.
Bước 3: Thêm nhân viên vào bảng :Trên giao diện bảng tổng hợp nghỉ phép: nhấn Chọn nhân viên
– Tại form Thêm dữ liệu nghỉ phép: có thể lựa chọn thêm từng nhân viên hoặc thêm tất cả nhân viên trong đơn vị/phòng ban bất kỳ vào bảng.
*Lưu ý: Cán bộ quản lý đơn vị nào thì chỉ được thêm CBNV thuộc đơn vị đó vào bảng.
Bước 4: Kiểm tra, cập nhật dữ liệu của bảng
– Để chỉnh sửa dữ liệu nghỉ phép của CBNV, có thể thực hiện bằng các cách:
- (1) Sửa cho từng nhân viên: Di chuột vào từng dòng nhân viên → nhấn nút Sửa.
- (2) Nhập khẩu dữ liệu cho hàng loạt nhân viên.
*Lưu ý: Chương trình chỉ cho phép chỉnh sửa một số thông tin sau, còn lại các cột dữ liệu khác sẽ được tự động tính toán và không cho sửa:
- Số NP năm nay (2)
- Số NP năm trước chuyển sang (3)
- Số NP tăng theo thâm niên (4)
- Số NP được thưởng khác (5)
- Số NP bị hủy từ năm trước chuyển sang
- Số NP đã sử dụng không theo đơn (9)
– Ngoài ra, sau khi chỉnh sửa mà muốn cập nhật lại dữ liệu của bảng về mặc định thì anh/chị nhấn nút Cập nhật (3) trên giao diện này.
– Hoặc Xóa (4) bảng nếu cần.
2.2. Quản lý tình hình nghỉ phép của cán bộ nhân viên
– Cán bộ theo dõi thông tin số ngày nghỉ phép của CBNV trên bảng tổng hợp ngày nghỉ. Căn cứ lấy số liệu cụ thể như sau:
Dưới đây là nội dung trong ảnh được chuyển sang dạng văn bản (giữ nguyên cấu trúc và công thức chính):
Số NP tiêu chuẩn (1)
Diễn giải: Lấy từ Thiết lập\Nhân viên: Là số ngày phép tiêu chuẩn mỗi năm nhân viên được hưởng, chưa bao gồm phép tăng theo thâm niên, được thưởng khác,… thường bằng 12 hoặc 14 hoặc 16 ngày.
Cách lấy dữ liệu: = Số ngày phép tại Thiết lập\Nhân viên.
Số NP năm nay (2)
Diễn giải: Bằng số NP tiêu chuẩn trừ đi số NP của các tháng chưa vào làm nên không được tính phép theo quy tắc tại Thiết lập\Quy định nghỉ.
Cách lấy dữ liệu:
TH1: Số NP mỗi tháng = 1
= Số NP tiêu chuẩn – Số NP của các tháng không được tính phép hoặc chỉ được tính 0.5 NP, gồm:
-
Các tháng chưa vào vào: căn cứ theo thiết lập Thời điểm bắt đầu tính phép & Ngày thử việc/Ngày chính thức trong hồ sơ nhân viên.
TH2: Số NP mỗi tháng = tổng phép năm/12
= (7)-(3)-(4)-(5)+(6)
Số NP năm trước chuyển sang (3)
Diễn giải: Là số NP còn lại của năm trước được chuyển sang năm nay sử dụng tiếp theo quy tắc tại Thiết lập\Quy định nghỉ\Chuyển ngày phép chưa dùng từ năm cũ sang năm mới.
Cách lấy dữ liệu: Dựa theo cột “Số NP còn lại cả năm” trên bảng tổng hợp nghỉ phép của năm trước & quy tắc chuyển phép tại Thiết lập\Quy định nghỉ\Chuyển ngày phép chưa dùng từ năm cũ sang năm mới.
Số NP tăng theo thâm niên (4)
Diễn giải: Được tính theo quy tắc tại Thiết lập\Quy định nghỉ\Tăng phép theo thâm niên.
Cách lấy dữ liệu: Dựa theo quy tắc tăng phép tại Thiết lập\Quy định nghỉ\Tăng phép theo thâm niên & Ngày thử việc/Ngày chính thức trên hồ sơ nhân viên.
Số NP được thưởng khác (5)
Diễn giải: Dùng để ghi nhận số ngày phép nhân viên được thưởng thêm theo quy định riêng của công ty, không có thiết lập cố định.
Cách lấy dữ liệu: Ngầm định = 0, người dùng tự nhập.
Số NP bị hủy (6)
Diễn giải: Bằng tổng số NP từ năm trước chuyển sang nhưng không dùng hết trong thời hạn nên bị hủy + số NP không được tính tại các tháng nghỉ thai sản, nghỉ không lương, nghỉ việc theo quy tắc tại Thiết lập\Quy định nghỉ.
Cách lấy dữ liệu: Bằng số NP năm trước chuyển sang không dùng hết bị hủy + số NP không được tính tại các tháng nghỉ thai sản, nghỉ không lương, nghỉ việc:
-
Số NP năm trước chuyển sang bị hủy: Dựa theo cột Số NP năm trước chuyển sang, Tổng số NP đã sử dụng & quy tắc về thời gian sử dụng phép năm cũ tại Thiết lập\Quy định nghỉ\Chuyển ngày phép chưa dùng từ năm cũ sang năm mới.
-
Số NP không được tính tại các tháng nghỉ thai sản, nghỉ không lương, nghỉ việc:
TH1: Số NP mỗi tháng = 1
= Tổng số tháng không được tính phép.
TH2: Số NP mỗi tháng = tổng phép năm/12
= (Số NP tiêu chuẩn + Số NP tăng theo thâm niên + Số NP được thưởng khác)/12 * Số tháng không được tính phép.
Trong đó số tháng không được tính phép là:
-
Các tháng nghỉ việc: căn cứ theo thiết lập Tính phép cho tháng nghỉ việc & Ngày nghỉ việc trong hồ sơ nhân viên.
-
Các tháng nghỉ thai sản: căn cứ theo thiết lập Tính phép cho thời gian nghỉ thai sản & đơn xin nghỉ thai sản đã duyệt của nhân viên.
-
Các tháng nghỉ không lương: căn cứ theo thiết lập Tính phép cho thời gian nghỉ không lương & đơn xin nghỉ không lương đã duyệt của nhân viên.
Tổng số NP được sử dụng cả năm (7)
Diễn giải: Là tổng số ngày phép mà nhân viên được sử dụng trong năm, đã bao gồm ngày phép từ năm trước chuyển sang, ngày phép tăng theo thâm niên, ngày được thưởng khác và trừ đi số phép bị hủy.
Cách lấy dữ liệu:
TH1: Số NP mỗi tháng = 1
= (2)+(3)+(4)+(5)-(6)
TH2: Số NP mỗi tháng = tổng phép năm/12
= Số NP năm trước chuyển sang – Số NP năm trước chuyển sang bị hủy + (Số NP tiêu chuẩn + Số NP tăng theo thâm niên + Số NP được thưởng khác)/12 * Số tháng được tính phép.
Trong đó, các tháng được tính phép không bao gồm các tháng sau theo thiết lập:
-
Các tháng chưa vào: căn cứ theo thiết lập Thời điểm bắt đầu tính phép & Ngày thử việc/Ngày chính thức trên hồ sơ nhân viên.
-
Các tháng nghỉ việc: căn cứ theo thiết lập Tính phép cho tháng nghỉ việc & Ngày nghỉ việc trên hồ sơ nhân viên.
-
Các tháng nghỉ thai sản: căn cứ theo thiết lập Tính phép cho thời gian nghỉ thai sản & đơn xin nghỉ thai sản đã duyệt của nhân viên.
-
Các tháng nghỉ không lương: căn cứ theo thiết lập Tính phép cho thời gian nghỉ không lương & đơn xin nghỉ không lương đã duyệt của nhân viên.
Số NP được sử dụng đến tháng hiện tại (8)
Diễn giải: Là số ngày phép nhân viên được sử dụng đến tháng hiện tại (các tháng trong tương lai sẽ chưa được tính phép) theo quy tắc cộng ngày phép hàng tháng tại Thiết lập\Quy định nghỉ\Số ngày phép được cộng thêm hàng tháng.
Cách lấy dữ liệu:
TH1: Số NP mỗi tháng = 1
= Tổng số NP được sử dụng cả năm – Số tháng còn lại trong năm.
Kết hợp với điều kiện về thời điểm bắt đầu được cộng phép hàng tháng tại Thiết lập\Quy định nghỉ\Cộng ngày phép cho nhân viên vào … hàng tháng.
VD: Hiện tại đang là tháng 2 thì số tháng còn lại trong năm = 12 – 2 = 10 tháng.
TH2: Số NP mỗi tháng = tổng phép năm/12
= Số NP năm trước chuyển sang – Số NP năm trước chuyển sang bị hủy + (Số NP tiêu chuẩn + Số NP tăng theo thâm niên + Số NP được thưởng khác)/12 * Số tháng được tính phép đến hiện tại.
Kết hợp với điều kiện về thời điểm bắt đầu được cộng phép hàng tháng tại Thiết lập\Quy định nghỉ\Cộng ngày phép cho nhân viên vào … hàng tháng.
Không theo đơn (9)
Diễn giải: Dùng để ghi nhận số ngày phép nhân viên đã sử dụng mà không có đơn xin nghỉ phép tương ứng trên phần mềm.
Cách lấy dữ liệu: Mặc định = 0, người dùng tự nhập.
Theo đơn (10)
Diễn giải: Là tổng số ngày phép trên các đơn xin nghỉ đã được duyệt.
Cách lấy dữ liệu: = Tổng số NP trên đơn xin nghỉ đã được duyệt.
Tổng số NP đã sử dụng (11) = (9) + (10)
Cách lấy dữ liệu: = Số NP đã sử dụng không theo đơn + theo đơn.
Số NP còn lại cả năm (12) = (7) – (11)
Cách lấy dữ liệu: = Tổng số NP được sử dụng cả năm – Tổng số NP đã sử dụng.
Số NP còn lại đến tháng hiện tại (13) = (8) – (11)
Cách lấy dữ liệu: = Số NP được sử dụng đến tháng hiện tại – Tổng số NP đã sử dụng.
– Chi tiết sử dụng phép: Giúp Cán bộ theo dõi chi tiết nhân viên nghỉ phép bao nhiêu ngày trong tháng. Click vào dữ liệu sẽ hiển thị cụ thể nhân viên nghỉ những ngày nào trong tháng đó.
2.3. Lập bảng tổng hợp ngày nghỉ theo thời điểm tùy chọn
Giúp Cán bộ lập được bảng tổng hợp ngày nghỉ theo thời điểm tùy chọn, khác với năm dương lịch để đáp ứng đặc thù tại đơn vị.
Ví dụ: Bệnh viện hoạt động với năm tài chính tính từ ngày 1/8 năm nay đến 31/7 năm sau. Bệnh viện quy định ngoài các ngày nghỉ phép theo quy định, nhân viên y tế được phép nghỉ ốm tối đa 5 ngày trong năm tài chính. Nếu trong năm tài chính đó nhân viên không sử dụng hết số ngày nghỉ ốm này thì phần ngày nghỉ ốm chưa sử dụng sẽ không được cộng dồn sang năm tài chính tiếp theo, tương tự như chính sách quản lý nghỉ phép của bệnh viện.
– Bước 1: Vào phân hệ Thiết lập\Quy định nghỉ.
– Bước 2: Tại mục loại nghỉ, anh chị nhấn chọn “Chu kỳ tính ngày nghỉ trong năm” và lựa chọn khoảng thời gian tính ngày nghỉ phù hợp.
– Bước 3: Nhấn Lưu
Khi đó, trên Bảng tổng hợp ngày nghỉ, dữ liệu được chia ra thành từng loại nghỉ (có thiết lập số ngày nghỉ tối đa/chu kỳ và có trạng thái là đang sử dụng) và được tổng hợp theo chu kỳ đã thiết lập.