I. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn anh/chị cách phân ca tự động bằng trợ lý AVA Chấm công. Dựa trên thông tin nhân sự và các yêu cầu được cung cấp, AVA Chấm công sắp xếp ca làm việc, kiểm tra trùng lịch và bố trí nghỉ bù sau ca trực theo thiết lập, giúp giảm thời gian lập và điều chỉnh lịch thủ công.
II. Nội dung chi tiết
1. Điều kiện thực hiện
- Đơn vị đã khai báo danh mục ca làm việc.
- Anh/chị có quyền phân ca đối với khoa/phòng cần xếp lịch.
- Nếu cần tự động bố trí nghỉ bù sau ca trực, anh/chị thiết lập Ca liên kết và tùy chọn Được nghỉ bù sau ca phù hợp với quy định của đơn vị.
2. Cách phân ca tự động bằng trợ lý AVA Chấm công
Bước 1: Mở khung chat với AVA Chấm công bằng cách nhấn vào Phân ca tự động tại màn hình Tổng quan\Trợ lý AVA.
Hoặc nhấn vào biểu tượng AVA để mở khung chat.
Bước 2: Nhập yêu cầu: “Phân ca cho tôi.“
AVA sẽ hỏi thêm các thông tin cần thiết. Anh/chị có thể lần lượt cung cấp thông tin theo hướng dẫn hoặc nhập ngay yêu cầu cụ thể.
Bước 3: Cung cấp khoa/phòng và thời gian cần phân ca.
Ví dụ: Phân ca cho Khoa Nội soi trong tháng 12.
Nếu tên khoa/phòng chưa rõ, AVA sẽ hỏi lại để anh/chị xác nhận.
Bước 4: Bổ sung các yêu cầu phân ca, như loại ca, số người mỗi ca, cơ cấu chuyên môn và thời gian nghỉ giữa các ca.
Ví dụ: Ca trực 24 giờ, mỗi ca 3 người, mỗi ca có ít nhất 1 bác sĩ, không trùng lịch và không trực hai đêm liên tiếp.
AVA dựa trên danh sách nhân sự của khoa/phòng để lập và kiểm tra lịch theo các điều kiện anh/chị đã cung cấp.
Bước 5: Anh/chị xác nhận thông tin để AVA tiến hành phân ca.
Bước 6: Kiểm tra và lưu bảng phân ca
Khi phân ca thành công, AVA hiển thị bảng phân ca đề xuất. Anh/chị kiểm tra:
- Số lượng và cơ cấu nhân sự trong từng ca.
- Lịch trực của từng CBNV và thời gian nghỉ giữa các ca.
- Ca nghỉ bù được bố trí sau ca trực.
- Các cảnh báo cần xử lý, nếu có.
- Anh/chị có thể chỉnh sửa trực tiếp từng ô trên bảng đề xuất. Sau khi kiểm tra, xác nhận lưu để ghi nhận kết quả vào bảng phân ca.
- Với ca trực đã khai báo Ca liên kết, phần mềm tự động thêm ca liên kết vào ngày thường liền sau ca trực. Ví dụ, ca nghỉ bù sẽ không được xếp vào thứ Bảy ngay sau ca trực thứ Sáu.
III. Lưu ý
- Anh/chị có thể cung cấp yêu cầu qua nhiều lượt trao đổi, không cần nhập đầy đủ thông tin trong một câu lệnh.
- Nếu các yêu cầu mâu thuẫn khiến không thể xếp lịch, AVA sẽ thông báo nội dung cần điều chỉnh để anh/chị bổ sung hoặc thay đổi yêu cầu.
- AVA không xếp ca trùng toàn bộ thời gian với đơn nghỉ hoặc công tác đã duyệt. Nếu chỉ trùng một phần, bảng đề xuất sẽ hiển thị cảnh báo để anh/chị kiểm tra.