Hướng dẫn kết nối WeSign để ký số báo cáo

Nội dung

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách kết nối và sử dụng chức năng ký số tài liệu trên phần mềm MISA iHOS thông qua ứng dụng AMIS WeSign giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng bảo mật.

2. Các bước thực hiện

2.1. Kết nối với ứng dụng WeSign

Bước 1: Kết nối với ứng dụng WeSign

Vào Thiết lập\Kết nối
Tại mục Phần mềm MISA, nhấn Kết nối với Wesign:

Chương trình hiển thị Kết nối thành công với ứng dụng WeSign:

Lưu ý: Để bỏ kết nối với WeSign, nhấn Bỏ kết nối:

2.2. Tạo mẫu tài liệu kế toán trên WeSign

Bước 1: Tải tài liệu lên ứng dụng

Đăng nhập vào ứng dụng WeSign
Nhấn chọn tab Quản lý mẫu
Nhấn nút Tạo mẫu để tiến hành tạo mẫu tài liệu mới

Hệ thống hiển thị màn hình tạo tài liệu. Thực hiện:

Tải mẫu chứng từ kế toán lên ứng dụng
Đặt tên cho mẫu tài liệu
Tích chọn Cho phép sửa luồng ký khi áp dụng mẫu (Nếu áp dụng mẫu thì sẽ kế thừa lại toàn bộ thông tin, luồng ký của mẫu tài liệu. Tuy nhiên, khi tích chọn vào yêu cầu này, có thể thay đổi luồng ký khác theo nhu cầu).
Chọn ứng dụng kết nối là iHOS Chấm công.
Nhấn Tiếp theo để chuyển bước thực hiện.

Bước 2: Khai báo người nhận

Tiến hành khai báo người nhận. Có thể thêm được những người nhận không rõ thông tin và đã rõ thông tin.

Trường hợp 1: Đã biết thông tin người nhận: Đã nắm rõ các thông tin về người nhận tài liệu, bao gồm: Họ & tên, Email, Điện thoại di động, Vai trò. Thực hiện:

Tích chọn “Đã biết thông tin người nhận”.
Nhập thông tin người nhận, bao gồm: Email, Họ và tên, Vai trò, Mật khẩu mở tài liệu (nếu cần).

Trường hợp 2: Chưa biết thông tin người nhận: Chưa nắm được thông tin chi tiết về người nhận, chỉ nắm được title vị trí của người ký (ví dụ: Người nộp tiền).

Tích chọn Chưa biết thông tin người nhận
Nhập tên Vị trí của người nhận
Chọn vai trò

Nhấn Tiếp theo để chuyển bước thực hiện

Bước 3: Thiết lập vị trí ký

Hệ thống sẽ hiển thị màn hình thiết lập vị trí ký trên tài liệu. Thực hiện:

Kéo loại chữ ký số vào vị trí mong muốn trên tài liệu
Mỗi chữ ký của một người sẽ được ký hiệu bởi một màu sắc khác nhau và hiển thị tên người ký, lưu ý lựa chọn loại chữ ký theo đúng người ký.
Nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước thiết lập cuối.

Bước 4: Thiết lập email

Nhập chủ đề, nội dung của email gửi đi.
Kiểm tra lại các thông tin của tài liệu.
Thiết lập một số các cài đặt trong quá trình gửi tài liệu đi
Nhấn Lưu để hoàn thành.

Hệ thống sẽ ghi nhận mẫu tài liệu vừa được khởi tạo. Có thể sử dụng mẫu tài liệu này để áp dụng cho các tài liệu có quy trình ký tương tự:

2.3. Ký số báo cáo

Bước 1: Mở báo cáo cần ký số, chọn in.

Bước 2: Nhấn Gửi ký số.

Bước 2: Ký số tài liệu

Mở chứng từ kế toán cần ký số, chọn in, sau đó chọn mẫu chứng từ:

Chọn mẫu chứng từ trên WeSign, chương trình sẽ tự động lấy lên thông tin người ký theo mẫu đã được thiết lập ở bước 2. Có thể sửa lại thông tin người ký (nếu cần).
Nhấn Đồng ý: