Hướng dẫn kết nối WeSign để ký số báo cáo

Nội dung

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn cách kết nối và sử dụng chức năng ký số tài liệu trên ứng dụng iHOS Chấm công thông qua ứng dụng WeSign giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng cường bảo mật.

2. Các bước thực hiện

2.1. Tạo mẫu báo cáo trên WeSign

Bước 1: Tải tài liệu lên ứng dụng

Đăng nhập vào ứng dụng WeSign
Nhấn chọn tab Quản lý mẫu
Nhấn nút Tạo mẫu để tiến hành tạo mẫu tài liệu mới

Hệ thống hiển thị màn hình tạo tài liệu. Thực hiện:

Tải mẫu báo cáo lên ứng dụng
Đặt tên cho mẫu tài liệu
Tích chọn Cho phép sửa luồng ký khi áp dụng mẫu (Nếu áp dụng mẫu thì sẽ kế thừa lại toàn bộ thông tin, luồng ký của mẫu tài liệu. Tuy nhiên, khi tích chọn vào yêu cầu này, có thể thay đổi luồng ký khác theo nhu cầu).
Chọn ứng dụng kết nối là Chấm công.
Nhấn Tiếp theo để chuyển bước thực hiện.

Bước 2: Khai báo người nhận

Tiến hành khai báo người nhận. Có thể thêm được những người nhận không rõ thông tin và đã rõ thông tin.

Trường hợp 1: Đã biết thông tin người nhận: Đã nắm rõ các thông tin về người nhận tài liệu, bao gồm: Họ & tên, Email, Điện thoại di động, Vai trò. Thực hiện:

Nhấn chọn “Đã biết thông tin người nhận”.
Nhập thông tin người nhận, bao gồm: Họ & tên, Email, Điện thoại di động, Vai trò.

Trường hợp 2: Chưa biết thông tin người nhận: Chưa nắm được thông tin chi tiết về người nhận, chỉ nắm được title vị trí của người ký (ví dụ: Người lập bảng).

Tích chọn Chưa biết thông tin người nhận
Nhập tên Vị trí của người nhận
Chọn vai trò

Nhấn Tiếp theo để chuyển bước thực hiện.

Lưu ý: Báo cáo chỉ được chuyển đến người ký ở thứ tự tiếp theo sau khi người ký ở thứ tự trước đó đã hoàn tất ký. Nếu có nhiều người ký cùng một thứ tự, những người này có thể ký song song.

Bước 3: Thiết lập vị trí ký

Hệ thống sẽ hiển thị màn hình thiết lập vị trí ký trên báo cáo. Thực hiện:

Kéo loại chữ ký số vào vị trí mong muốn trên báo cáo.
Mỗi chữ ký của một người sẽ được ký hiệu bởi một màu sắc khác nhau và hiển thị tên người ký, lưu ý lựa chọn loại chữ ký theo đúng người ký.
Nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước thiết lập cuối.

Bước 4: Thiết lập email

Nhập chủ đề, nội dung của email gửi đi.
Kiểm tra lại các thông tin của báo cáo.
Thiết lập một số các cài đặt trong quá trình gửi báo cáo đi:
- Chỉ gửi tài liệu qua email nếu người nhận có cả email và số điện thoại.
- Thiết lập thời hạn ký: Tích chọn nếu muốn thiết lập thời hạn ký cho tài liệu là … ngày kể từ ngày gửi.

- Gửi lời nhắc tự động: Tự động gửi email nhắc người nhận ký theo thời gian đã thiết lập.
- Thêm vào thư mục: Lưu tài liệu vào thư mục được chọn.
- Thêm tài liệu liên quan: Đính kèm tài liệu liên quan vào tài liệu đang gửi.
- Nhắc nhở tái ký tài liệu: Thiết lập thời gian nhắc người nhận ký lại tài liệu.
- Cho phép tải xuống tài liệu khi chưa hoàn thành.
Nhấn Lưu để hoàn thành.

Hệ thống sẽ ghi nhận mẫu báo cáo vừa được khởi tạo. Có thể sử dụng mẫu báo cáo này để áp dụng cho các báo cáo có quy trình ký tương tự:

2.2. Kết nối với ứng dụng WeSign

Bước 1: Kết nối với ứng dụng WeSign

Vào Thiết lập\Kết nối
Tại mục Phần mềm MISA, nhấn Kết nối với WeSign:

Chương trình hiển thị Kết nối thành công với ứng dụng WeSign:

Lưu ý: Để bỏ kết nối với WeSign, nhấn Bỏ kết nối:

2.3. Ký số báo cáo

Bước 1: Mở báo cáo cần ký số, nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm, chọn In\Nhấn chọn Chi tiết theo chức danh hoặc Chi tiết theo Địa điểm làm việc.

Bước 2: Thiết lập tham số báo cáo, nhấn Đồng ý.

Bước 3: Nhấn Gửi ký số.

Chọn mẫu chứng từ trên WeSign, chương trình sẽ tự động lấy lên thông tin người ký theo mẫu đã được thiết lập ở mục 2.2. Tạo mẫu báo cáo trên WeSign.
Phần mềm tự động lấy thông tin trên báo cáo và xác định những người cần ký theo mẫu đã thiết lập.
Nhấn Đồng ý.

Phần mềm hiển thị thông báo đã gửi ký số thành công chứng từ đến các người ký trên mẫu chứng từ.
- Trường hợp người ký đầu tiên là người gửi ký số:

- Trường hợp người ký đầu tiên không phải người gửi ký số, phần mềm sẽ thông báo:

- Trường hợp đã gửi ký số rồi, anh/chị không thể gửi ký số lại và có thể xem lại báo cáo trên WeSign.

Bước 4: Sau khi báo cáo được gửi ký số thành công, người ký sẽ nhận được thông báo trên WeSign. Người ký truy cập Cần xử lý\Nhấn chọn Ký ngay tại báo cáo cần ký:

Nhấn Bắt đầu ký.

Nhấn vào phần Ký số, phần mềm tự động hiển thị chữ ký số đang hoạt động của người dùng.

Chữ ký số sẽ tự động được hiển thị trên báo cáo:

Nhấn Hoàn thành để hoàn tất ký số báo cáo.

Lưu ý:

Để thực hiện ký số, người dùng cần thiết lập loại chữ ký số tương ứng theo hướng dẫn chi tiết tại đây.
Nếu thiết lập loại chữ ký số là USB Token, vui lòng cắm thiết bị USB Token vào máy tính trước khi thực hiện thao tác ký.

2.4. Kiểm tra trạng thái ký số của báo cáo

Để xem nhanh được trạng thái ký số của báo cáo, những người đã ký và những người chưa ký báo cáo, anh/chị thực hiện như sau.

Cách 1. Kiểm tra từ báo cáo đã gửi ký số

Bước 1: Mở bảng phân ca đã gửi ký số, nhấn dấu ba chấm\Báo cáo phân ca đính kèm.

Bước 2: Phần mềm sẽ hiển thị trạng thái ký số của báo cáo. Anh/chị nhấn đúp vào tên báo cáo để chuyển sang WeSign và xem danh sách người đã ký hoặc chưa ký.